Wat is de beste event management software?

• Registratie te automatiseren: Laat je deelnemers zich snel en gemakkelijk inschrijven en krijg direct inzicht in wie er komen.
• Ticketverkoop te regelen: Van verschillende ticket types tot betalingen – dit wordt allemaal geautomatiseerd, zodat jij niet meer hoeft na te denken over de details.
• Planning helder te maken: Maak tijdschema's en agendapunten op een overzichtelijke manier, zodat je geen stap vergeet.
• Communicatie te optimaliseren: Stuur deelnemers automatisch bevestigingen, herinneringen en belangrijke updates zodat niemand iets mist.
• Inzicht te krijgen: Na je evenement kun je meteen de data in duiken en zien wat er goed ging en waar nog winst te behalen valt.
  
  

Met het juiste event management systeem  kun je je focus verleggen naar de grote lijnen en de dingen die er echt toe doen, terwijl het event management systeem  al het praktische werk voor je doet. Het zorgt ervoor dat je alle controle hebt, maar zonder dat je het gevoel hebt dat je alles zelf moet doen.

Waar moet je op letten bij het kiezen van de beste event management software?

Een succesvol evenement begint met de juiste tools. Maar hoe kies je de beste event management software voor jouw behoeften? Dit zijn de belangrijkste punten om op te letten bij het kiezen van de beste event software:

Gebruiksvriendelijke interface

Je wilt snel en eenvoudig aan de slag met een event management software systeem  zonder technische barrières. Kies voor event management software met een intuïtieve interface, waarmee je moeiteloos registraties kunt beheren, aanmeldformulieren maakt en instellingen aanpast.

Een gebruiksvriendelijk event management systeem zorgt ervoor dat je geen technische kennis nodig hebt, zodat jij je kunt focussen op de inhoud van je evenement. Een real-time dashboard helpt je bovendien om altijd overzicht te houden en snel beslissingen te nemen, zelfs tijdens drukke evenementen.

Persoonlijke en geautomatiseerde communicatie

De betrokkenheid van deelnemers is een belangrijke factor voor het succes van je evenement. Kies  een event management systeem dat je in staat stelt om geautomatiseerde uitnodigingen, bevestigingen en herinneringen te versturen, en die je communicatie eenvoudig personaliseert in je eigen huisstijl.

Door berichten te automatiseren op basis van registraties, kun je tijd besparen en de communicatie met je deelnemers verbeteren, wat resulteert in een meer gepersonaliseerde ervaring.

Financiële administratie en betalingsmogelijkheden

Een soepel betalingssysteem is nodig voor elk evenement. Kies event registratie software die meerdere betaalmethoden ondersteunt, automatische facturen genereert en betalingsherinneringen en terugbetalingen regelt.

Zo hoef je je geen zorgen te maken over financiële administratie, maar kun je je richten op het succes van je evenement. Met de juiste software verloopt de financiële afhandeling snel en zonder problemen, voor zowel de organisator als de deelnemers.

Veiligheid en gegevensbescherming

Je werkt met vertrouwelijke gegevens van deelnemers, dus veiligheid is van groot belang. Zorg ervoor dat de event management software voldoet aan de AVG/GDPR en dat gegevens veilig worden verwerkt met encryptie en certificeringen, zoals ISO 27001. Vertrouw op een software systeem dat de hoogste normen voor gegevensbescherming handhaaft, zodat je zeker weet dat de privacy van je deelnemers gewaarborgd is en je voldoet aan alle wet- en regelgeving.

Een professionele eventwebsite

Je evenement verdient een sterke online aanwezigheid. Kies event management software met een gebruiksvriendelijke CMS waarmee je snel een professionele website kunt bouwen, inclusief ingebouwde ticketing en registratie functionaliteiten.

Voeg eenvoudig informatie toe over het programma, de routebeschrijving en contactgegevens, zodat deelnemers alles kunnen vinden wat ze nodig hebben. Een goed ontworpen website versterkt de beleving van je evenement en maakt het makkelijker voor deelnemers om zich in te schrijven en te informeren.

Uitbreidbaarheid en add-ons

Je evenement groeit en je event registratiesysteem groeit mee. Kies een flexibel systeem dat uitbreidbaar is met extra modules, zoals certificaten voor deelnemers, netwerk tools voor matchmaking, polls en Q&A’s voor interactieve sessies.

Door de juiste uitbreidingen te kiezen, kun je je evenement personaliseren en de interactie stimuleren. Dit zorgt voor een dynamische en aantrekkelijke ervaring voor je deelnemers en stelt je in staat om op veranderende behoeften in te spelen.

Klantenservice en support

Zelfs de beste software roept soms vragen op. Zorg daarom voor een event registratiesysteem met uitstekende klantenservice, zodat je snel en gemakkelijk hulp krijgt wanneer dat nodig is. Kies voor een event management software systeem met live chat, telefonische en e-mailondersteuning, zodat je direct kunt schakelen bij technische of organisatorische problemen. Vooral tijdens evenementen is een snelle reactie cruciaal. Support in je eigen taal kan bovendien een groot voordeel zijn.

Integraties met andere systemen

Wil je al je data op een plek beheren? Dan sluit een  goed event registratiesysteem naadloos aan op de tools die je al gebruikt, zoals CRM-software (bijvoorbeeld HubSpot of Salesforce), en marketingtools, zoals Mailchimp. Dankzij deze integraties kun je alle gegevens van je evenement op één plek verzamelen en benutten. Dit verhoogt de efficiëntie en minimaliseert handmatige invoer, waardoor je je marketinginspanningen en klantrelaties makkelijker beheert.

Schaalbaarheid: van klein naar groot

Of je nu een kleine workshop organiseert of een grootschalige conferentie met duizenden deelnemers, je event management software moet schaalbaar zijn. Voor kleinere evenementen zijn basisfuncties, zoals registratie en ticketing, vaak voldoende, maar voor grotere evenementen heb je extra tools nodig, zoals netwerkfunctionaliteiten, event apps en dashboards voor beter overzicht. Kies voor een  event management software systeem  dat zowel geschikt is voor kleinere als grotere evenementen, zodat je flexibel kunt inspelen op de groei van je events.

Vergelijking van event management software aanbieders

Als jij de touwtjes in handen hebt van een evenement, weet je dat alles draait om overzicht en efficiëntie. Van de registratie van deelnemers tot de communicatie en administratie: elk detail telt. Maar hoe zorg je ervoor dat je niet overweldigd raakt door de enorme hoeveelheid taken die op je bord liggen? Het antwoord is simpel: de juiste event management software. En geloof ons, die software kan echt het verschil maken tussen een goed evenement en een evenement dat de verwachtingen overtreft.

Of je nu een conferentie, beurs, workshop of andere zakelijk evenement organiseert, de juiste event management  software helpt je niet alleen het overzicht te bewaren, maar maakt je ook efficiënter en effectiever. Dus, waarom zou je het jezelf moeilijker maken? Laten we eens kijken naar enkele van de beste event management software die jij kunt gebruiken om je evenementen succesvol te organiseren.

• aanmelder.nl
• Cvent
• Swapcard
• Bizzaboo
• Swoogo
• vFairs
• Zoho
• Whova
• Eventbrite

aanmelder.nl

Als eventprofessional wil je dat jouw evenement tot in de puntjes klopt. Aanmelder biedt je de tools om dit moeiteloos te realiseren. Van registratie en communicatie tot een professionele check-in en gestroomlijnde online-event-ervaring — met aanmelder houd je volledige controle over je evenement, terwijl wij je ondersteunen met slimme en efficiënte software.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Alles-in-één platform: Van aanmeldformulieren en tickets tot communicatie en financiële administratie.
• Real-time inzicht: Actuele statistieken en dashboards helpen je bijsturen en verbeteren.
• Slimme registratieformulieren: Dynamische vragen en ticketopties zorgen voor een vlekkeloze aanmelding.
• Gepersonaliseerde communicatie: Automatische uitnodigingen, bevestigingen en updates in jouw huisstijl.
• Event website zonder moeite: Snel een professionele website bouwen met alle essentiële info.
• Veiligheid op 1:  ISO 27001-gecertificeerd en beveiliging op topniveau.
• Hulp wanneer je het nodig hebt: Gebruiksvriendelijke software met een supportteam dat klaarstaat.

Kritische kanttekeningen:

• Voor kleinere events kan de prijsstructuur van aanmelder minder aantrekkelijk zijn dan goedkopere of gratis alternatieven.
• Hoewel de software intuïtief is, kan het voor nieuwe gebruikers even duren voordat ze alle mogelijkheden optimaal benutten.

Cvent

Cvent is een enterprise-platform voor grootschalige zakelijke evenementen. Met uitgebreide functionaliteiten voor registratie, ticketing, mobiele event-apps en datagedreven analyses, biedt Cvent een complete oplossing voor eventmanagers die op zoek zijn naar efficiëntie en schaalbaarheid.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Alles-in-één platform met geavanceerde functionaliteiten.
• Uitgebreide rapportages en analyses voor datagedreven beslissingen.
• Naadloze integraties met CRM-systemen en marketingtools zoals Salesforce en Marketo.

Kritische kanttekeningen:

Complex in gebruik; vereist training en ervaring.
Hogere kosten, minder toegankelijk voor kleinere organisaties.
Door de uitgebreide mogelijkheden kan de leercurve steil zijn, wat tijd kost om onder de knie te krijgen.

Swapcard

Swapcard is een slim, AI-gestuurd platform dat netwerken op B2B-evenementen, conferenties en vakbeurzen eenvoudiger en efficiënter maakt. Door slimme matchmaking helpt Swapcard bezoekers en exposanten moeiteloos de juiste connecties te vinden.

Wat maakt het geschikt voor jou?

AI-matchmaking voor gerichte en waardevolle connecties.
Geschikt voor fysieke, hybride en virtuele events.
Gebruiksvriendelijk voor zowel deelnemers als exposanten.

Kritische kanttekeningen:

• Beperkte brandingmogelijkheden voor organisatoren.
• Integraties met externe tools zijn niet altijd flexibel en vragen soms om workarounds.
• Minder geschikt voor evenementen die sterk gepersonaliseerde branding vereisen.

Bizzabo

Bizzabo is een innovatief eventplatform dat zich richt op beleving en data-gestuurde eventstrategie. Met uitgebreide tools voor eventmanagement, engagement en analyses helpt Bizzabo bedrijven om hun evenementen naar een hoger niveau te tillen.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Complete event lifecycle management, van planning tot analyse.
• Sterke netwerk- en engagementtools voor deelnemers.
• Flexibele integraties en maatwerkopties voor een gepersonaliseerde eventervaring.

Kritische kanttekeningen:

• Hogere kosten; minder toegankelijk voor kleine bedrijven.
• Complexiteit kan een drempel vormen voor beginners zonder technische kennis.
• Door de vele mogelijkheden is een leercurve onvermijdelijk.

Swoogo

Swoogo biedt een intuïtieve, no-code oplossing voor eventregistratie en -beheer. Dit platform is voor organisaties die zelf controle willen houden over hun eventmanagement zonder afhankelijk te zijn van complexe software of externe bureaus.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Zeer gebruiksvriendelijk; geen technische kennis vereist.
• Flexibel en hoog aanpasbaar met logica-opties.
• Uitstekende klantenservice met persoonlijke ondersteuning.

Kritische kanttekeningen:

• Beperkte interactieve features, zoals polls en Q&A.
• Relatief duur voor organisaties die slechts incidenteel een event organiseren.
• Jaarlijkse kosten, ongeacht de gebruiksfrequentie.

vFairs

vFairs is gespecialiseerd in virtuele en hybride evenementen met een indrukwekkende 3D-omgeving. Dit platform biedt interactieve features zoals gamification, netwerkmogelijkheden en uitgebreide analytische tools.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Realistische 3D-omgevingen voor een unieke eventbeleving.
• Uitgebreide gamification-opties om engagement te verhogen.
• Persoonlijke ondersteuning bij het opzetten van events.

Kritische kanttekeningen:

Prijsstructuur is niet altijd transparant; maatwerk kan de kosten onvoorspelbaar maken.
Opzet van events vereist veel samenwerking met het supportteam, wat tijdrovend kan zijn.

Zoho

Zoho biedt een kostenefficiënte event management oplossing die naadloos integreert met andere Zoho-producten. Ideaal voor bedrijven die al werken met de Zoho-suite en op zoek zijn naar een eenvoudige manier om evenementen te beheren.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Volledig geïntegreerd binnen de Zoho-suite.
• Geschikt voor zowel fysieke als online events.
• Budgetvriendelijk en geen extra kosten per ticket.

Kritische kanttekeningen:

• Minder flexibel qua design en brandingopties.
• Gebruikers ervaren soms inconsistenties in de interface en support.
• Beperkte keuze aan templates voor eventpagina’s.

Whova

Whova is een mobiele event-app die sterk gericht is op netwerken en interactie. Het platform biedt functies zoals live polls, Q&A, agenda’s en registratie, waardoor deelnemers eenvoudig met elkaar in contact komen.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Krachtige netwerktools en community-building features.
• Alles-in-één oplossing inclusief registratie en agenda.
• Intuïtieve interface en snelle support.

Kritische kanttekeningen:

• Kosten kunnen snel oplopen bij grotere evenementen.
• Beperkte brandingmogelijkheden binnen de app.

Eventbrite

Eventbrite is een van de bekendste platforms voor ticketverkoop en eventregistratie. Dankzij de ingebouwde marktplaats heeft het een groot bereik, wat vooral handig is voor openbare evenementen.

Wat maakt het geschikt voor jou?

• Razendsnel op te zetten en eenvoudig in gebruik.
• Groot bereik via de Eventbrite-marktplaats.
• Geen vaste kosten; je betaalt per verkocht ticket.

Kritische kanttekeningen:

• Servicekosten kunnen hoog oplopen bij betaalde tickets.
• Beperkte geavanceerde functionaliteiten voor eventmanagement.