Welke type evenementen worden door jullie georganiseerd?

Mariël: “Bij BureauMK zijn we gespecialiseerd in het organiseren van verschillende zakelijke evenementen. We begrijpen dat elk evenement uniek is en een andere aanpak vereist wat betreft planning, registratie, uitvoering, enquêtes en algemeen management. Ons team heeft ervaring met het coördineren van evenementen van alle groottes, van intieme bijeenkomsten tot grootschalige conferenties.”

Wat zijn enkele voorbeelden van specifieke doelen die klanten van BureauMK hebben voor hun evenementen?

Mariël: “Evenementen zijn een uitstekende manier om verschillende doelen en doelstellingen te bereiken. Elk evenement heeft zijn unieke doel, of het nu gaat om het promoten van een product, het vieren van een prestatie, of het vergroten van bewustzijn over een bepaalde zaak. Bij BureauMK werken we samen met diverse klanten die verschillende doelstellingen hebben voor hun evenementen.”

Er zijn veel aspecten die bij het organiseren van een evenement komen kijken.

Welke aspecten zijn voor jullie het belangrijkst in jullie evenementenorganisatieproces?

Mariël: “Er zijn veel factoren waarmee rekening moet worden gehouden bij het organiseren van een evenement. Deze factoren kunnen variëren afhankelijk van het type evenement, de doelgroep en het doel van het evenement. Echter, enkele gemeenschappelijke factoren die cruciaal zijn voor elk succesvol evenement, omvatten het ontwikkelen van een sterk programma tijdens de conceptfase, het behouden van overzicht en het garanderen van organisatorische efficiëntie, en het hebben van een naadloos registratieproces.”

Hoe evalueer je deze? Welke soort metingen zijn belangrijk voor jou?

Wanneer je terugkijkt op je evenement, hoe zorg je ervoor dat je alle belangrijke puzzelstukjes hebt om te beoordelen hoe het ging?

Mariël: “Wat we eigenlijk vaak doen, is natuurlijk willen weten hoe de deelnemers het gehele evenement hebben ervaren, en dat geldt ook voor specifieke aspecten. Daarom stellen we ons evaluatieformulier op deze manier op. We beginnen met algemene vragen om een algemeen beeld te krijgen van de ervaring, en hierbij kijken we ook of het event aan de verwachtingen heeft voldaan.

Daarna volgen de doelen van het congres zelf, wat we wilden bereiken. Vervolgens bouwen we steeds meer in detail op, waarbij we per spreker en per sessie beoordelingen vragen. Soms gebeurt dit met één vraag en een beoordeling op een schaal van 0 tot 10, en soms stellen we meer specifieke vragen per sessie.”

Heb je ooit een “aha”-moment gehad tijdens een evaluatie, waar je iets ontdekte dat je totaal niet had zien aankomen?

Mariël:“Ik heb eigenlijk geen specifiek ‘aha-moment’ gehad, afgezien van één aspect dat we moesten aanpakken. Dat betreft de evaluatie die ik vorig jaar had opgesteld, die was zo groot, die was echt te groot, Dat was wel een moment dat ik dacht van oh ja, hoe kan ik hem kleiner maken. Dan hadden we te maken met ongeveer 45 sessies en per sessie werden er ongeveer vier, vijf vragen gesteld en dan nog een stukje algemene vragen.

Maar goed, Het was niet zozeer een probleem voor de deelnemers, voor hen bleef het overzichtelijk, aangezien ze slechts betrokken waren bij drie of vier sessies en enkel vragen kregen die op hun sessies van toepassing waren. Maar voor ons als organisatie betekende dit dat we de gegevens van al die sessies en de bijbehorende vragen moesten verwerken. Dus dat was het aha-moment van dIt kan efficiënter.

Zijn er speciale methoden die je gebruikt om feedback of andere inzichten te verkrijgen?

Hoe heb je waardevolle inzichten van deelnemers verzameld en hoe vertaal je ze naar concrete stappen om je volgende evenement nog beter te maken.

Mariël: “Wat we altijd doen is dat we naast de beoordelingsvragen op een schaal van 0 tot 10, ook altijd open vragen hebben. Het vergt wel wat extra tijd om die te verwerken, maar via die open vragen ontvangen we veel persoonlijkere feedback van deelnemers, en al die feedback verzamelen we.

We verwerken en categoriseren ze, waarbij sommige vragen of opmerkingen overeenkomstig zijn, zodat we ze onder één noemer kunnen plaatsen. Door die open vragen krijgen we waardevol inzicht in wat mensen goed vonden, wat ze misten in het programma en wat ze graag verbeterd zouden zien. En dat nemen we uiteraard mee naar het volgende evenement.”

Dat levert echt veel op!. Het zet je aan het denken en doet je realiseren: ‘Ik heb dat nog nooit op die manier bekeken.’Een deelnemer kijkt toch met andere ogen naar een evenement.”

Verbeter jouw evenementenervaring met hun handige tools. Maak gebruik van hun dashboard om eenvoudig toegang te krijgen tot alle feedback en resultaten.
Hoe volg je deze op en houd je er rekening mee voor je volgende evenement?

Evaluatie lijkt niet alleen iets voor het einde van een evenement. Hoe maak je het tot een doorlopend proces, een soort dans die je doet terwijl je je events plant en uitvoert?

Mariel: “Ja, eigenlijk komt dat pas echt aan bod bij het eerste evenement, waarbij we natuurlijk een evaluatie uitvoeren. Zodra we de opdracht vaker mogen doen en het evenement herhaalt zich, pakken we die evaluatie tijdens de voorbereiding opnieuw op.

Het fungeert als een soort spiegel om te zien of we op de goede weg zitten, wat we eventueel missen, wat goed ging en wat er verbeterd kan worden. Op die manier hebben we inderdaad, zoals je zegt, een soort dans, een rode draad in de aanloop naar het volgende evenement.”

Gebruik jullie speciale methoden om feedback of andere inzichten te verkrijgen? Met en/of zonder aanmelder.nl

Mariël: “In ons proces maken we gebruik van specifieke methoden om feedback en inzichten te verzamelen. Een van de belangrijkste bronnen van feedback is de enquête of evaluatie die we direct na afloop van het evenement aan de deelnemers sturen via aanmelder.nl.

Door hun ervaringen en meningen te verzamelen, kunnen we leren en verbeteringen aanbrengen in onze toekomstige evenementen. Dit proces stelt ons in staat om een dieper inzicht te krijgen in hoe onze evenementen worden ontvangen, wat werkt, wat niet werkt, en wat er verbeterd kan worden. Dit helpt ons om ervoor te zorgen dat elke georganiseerde gebeurtenis een succes is.”

Hoe communiceer je jouw successen en lessen aan belanghebbenden?

Mariël: “Bij het werken aan een project, of het nu een eenmalig evenement of een lopend initiatief is, is het belangrijk om belanghebbenden op de hoogte te houden van de voortgang en resultaten. Dit helpt hen niet alleen de waarde van hun investering te begrijpen, maar maakt ook open communicatie en mogelijke aanpassingen op basis van feedback mogelijk.