ROI voor je evenement berekenen, hoe doe je dat?

aanmelder.nl

ROI voor je evenement berekenen: een essentiële stap voor elke eventorganisator. Geld is ongetwijfeld een belangrijke factor, maar is het de enige maatstaf voor succes? Als bedenker en uitvoerder van evenementen ben je je bewust van de vele elementen die bijdragen aan de algehele waarde van je evenement. Of je nu een conferentie, een beurs of een lokale workshop organiseert, het begrijpen van ROI omvat meer dan alleen financiële winst. Laten we verkennen hoe je deze belangrijke meetindicator kunt benaderen.

Wat is ROI?

Evenement ROI, of Return on Investment, is de drijvende kracht achter elk succesvol evenement. Het vertegenwoordigt de verhouding tussen winst en kosten, maar in de context van evenementorganisatie gaat het veel verder dan financiële termen. Waarde kan op verschillende manieren worden gecreëerd – denk aan merkbekendheid, klanttevredenheid en duurzame relaties met sponsors en partners.

ROI-mode

Er zijn verschillende modellen om de ROI te berekenen. Een populair model is het Event ROI-model waarbij niet alleen naar de financiële opbrengst wordt gekeken, maar ook naar andere succesfactoren zoals klanttevredenheid of de bijdrage aan merkwaarde. Dit model kan handig zijn wanneer je meer inzicht wilt hebben in de algehele impact van je evenement.

ROI-formule

Er is een simpele formule om de ROI te berekenen: (Opbrengst – Kosten) / Kosten x 100%. Het resultaat geeft aan hoeveel procent je hebt verdiend ten opzichte van je investering. Bijvoorbeeld, als je voor €10.000 hebt geïnvesteerd en een opbrengst van €15.000 hebt gegenereerd, dan is je ROI 50%.

Tip!

Op zoek naar een evaluatie template om je evenement te beoordelen? Maak gebruik van onze evaluatie template, speciaal ontworpen voor evenementorganisatoren!

Waarom is het belangrijk om de ROI te berekenen?

Kennis is kracht. Door de ROI van je evenement te berekenen weet je direct wat het je heeft opgeleverd en kun je betere beslissingen nemen voor toekomstige evenementen. Bovendien kan het je helpen om stakeholders te overtuigen van de waarde van jouw evenementen.

Daarnaast geeft het inzicht in waar verbeteringen mogelijk zijn en wat de sterke punten van je evenement zijn. Het berekenen van de ROI is dus een essentieel onderdeel van het evalueren en optimaliseren van je evenement.

De ‘waarde’ begrijpen

Als event professional weet je dat elke activiteit tijdens je evenement bijdraagt aan de totale waarde. Heb je ooit stilgestaan bij hoe belangrijk netwerkmogelijkheden zijn voor jouw deelnemers? Of hoe waardevol de content is die tijdens het evenement wordt gedeeld voor latere marketingdoeleinden? Dit valt allemaal onder de paraplu van waardecreatie.

Voorbeelden van waarde

Evenement inkomsten
Gegenereerde leads
Waarde in de (sales) pijplijn
Persvermeldingen
Deelnemers
Sponsoring inkomsten
Inkomsten uit partnerschappen

Kosten versus waarde

Kostenbeheersing is essentieel, maar slim investeren is wat echt het verschil maakt. Tijd, middelen en zelfs de inzet van jouw teamleden zijn allemaal onderdeel van de kosten die nodig zijn om jouw evenement exceptioneel te maken. Door een evenwicht te vinden tussen de netto-uitgaven en de gerealiseerde waarde, zorg je ervoor dat jouw evenement zowel memorabel als kosteneffectief is.

Voorbeelden van kosten

Vluchten en reizen
Verblijf
Geschenken
Arbeid
Tijd
Eten en drinken
Evenementenstand

Stel meetbare doelstellingen vast die verband houden met je doel

Evenement marketing ROI kan worden onderverdeeld in twee primaire categorieën: harde en zachte metrics. Maar wat houden deze precies in?

Harde Metrics

Stel dat je belangrijkste doel het opbouwen van merkbekendheid is. Je zou dingen willen meten zoals het aantal deelnemers dat je evenement bijwoont en de hoeveelheid vermeldingen in de pers- en op social media die je krijgt. Je doelstellingen kunnen zijn om 2.000 deelnemers aan te trekken, 1.000 social media volgers te verkrijgen en 10 persvermeldingen te verkrijgen Dit zijn harde metrics.

Zachte Metrics

Zachte metrics kunnen verwijzen naar ongrijpbare aspecten zoals sfeer en gemeenschapsgevoel. Toch kan zelfs iets schijnbaar ontastbaars als het versterken van het gemeenschapsgevoel worden gemeten met de juiste methoden. Bijvoorbeeld, je zou deelnemers kunnen ondervragen over hun deelnemerstevredenheid voor en na het evenement, en vervolgens het netto verschil kunnen analyseren.

TIP! Verbeter het inzicht in je evenement met de enquêtetool van aanmelder.nl. Kies uit diverse velden, personalisatie voor deelnemers, bekijk real-time resultaten en beheer de deelnemers privacy van je gasten. Ontdek aanmelder.nl, onze uitgebreide event management tool, voor een complete beheeroplossing van je evenementen.

Hoe bereken je de ROI voor je evenement?

Het berekenen van de ROI lijkt misschien complex, maar met een heldere aanpak is het prima te doen. Hier volgt een stap-voor-stap gids:

Bepaal de doelstellingen van je evenement: Voordat je begint met rekenen, moet je weten wat je wilt bereiken. Is het verhogen van de verkoop jouw hoofddoel, of wil je de betrokkenheid bij je merk vergroten? Kijk ook of je een onderscheidt kunt maken in harde en zachte metrics.

Reken uit wat het evenement je kost: Alle kosten op een rijtje: van locatie en catering tot marketing en personeelskosten.

Meet de opbrengsten: Wat heeft het evenement opgeleverd? Denk aan ticketverkoop, verkochte producten of de waarde van gegenereerde leads.

Bereken de netto-opbrengst: Trek je totale kosten af van je opbrengsten, en voilà, je hebt je netto-opbrengst.

Bepaal je ROI: Nu is het tijd om de ROI te berekenen. Deel de netto-opbrengst door de totale kosten en vermenigvuldig dit met 100 voor jouw ROI-percentage.Als jouw evenement bijvoorbeeld €10.000 kost en €15.000 oplevert, dan is de netto opbrengst €5.000. De ROI is dan (€5.000/€10.000) * 100 = 50%.

Denk eraan dat ROI niet alleen over geld gaat. Je kunt ook kijken naar de niet-financiële resultaten zoals het aantal nieuwe contacten dat je hebt opgedaan. Een stijging in merkbekendheid of klanttevredenheid is misschien lastig in cijfers uit te drukken, maar is zeer waardevol voor de langetermijngroei van jouw organisatie.

Conclusie

Het berekenen van de ROI voor je evenement is een onmisbare stap in het proces van evenementenplanning en -analyse. Het biedt waardevolle inzichten die je meeneemt naar je volgende project. Het gaat verder dan alleen de financiële verhouding tussen winst en kosten, en omvat ook de waardecreatie op diverse fronten zoals merkbekendheid, klanttevredenheid en het opbouwen van duurzame relaties met sponsors en partners.

Het berekenen van de ROI is van belang, omdat het inzicht biedt in wat het evenement heeft opgeleverd en helpt bij het nemen van beslissingen voor toekomstige evenementen. Het stelt organisatoren ook in staat om stakeholders te overtuigen van de waarde van hun evenementen en biedt inzicht in gebieden waar verbeteringen mogelijk zijn. Nu je het belang van ROI kent en een helder stappenplan voor je hebt, ben je klaar om je evenementen naar een next level te tillen. Zet deze waardevolle kennis in en verwerf het succes dat je eventement verdient!

Hi drukke Event Manager… Heb je een momentje?

Organiseer je binnenkort een event? Met Event Management kun je diverse taken automatiseren en stroomlijnen, zodat jij je kan richten op het evenement zelf. Zo kun je mailings automatiseren, personaliseren en branden, een evenementenwebsite maken, deelnemers registreren, tickets verkopen, financiële administratie beheren en nog veel meer. Alles vanuit één overzichtelijk dashboard.

Ontdek Event Management