ROI voor je evenement berekenen, hoe doe je dat?

Er zijn verschillende modellen om de ROI te berekenen. Een populair model is het Event ROI-model waarbij niet alleen naar de financiële opbrengst wordt gekeken, maar ook naar andere succesfactoren zoals klanttevredenheid of de bijdrage aan merkwaarde. Dit model kan handig zijn wanneer je meer inzicht wilt hebben in de algehele impact van je evenement.

ROI-formule

Er is een simpele formule om de ROI te berekenen: (Opbrengst – Kosten) / Kosten x 100%. Het resultaat geeft aan hoeveel procent je hebt verdiend ten opzichte van je investering. Bijvoorbeeld, als je voor €10.000 hebt geïnvesteerd en een opbrengst van €15.000 hebt gegenereerd, dan is je ROI 50%.

Waarom is het belangrijk om de ROI te berekenen?

Kennis is kracht. Door de ROI van je evenement te berekenen weet je direct wat het je heeft opgeleverd en kun je betere beslissingen nemen voor toekomstige evenementen. Bovendien kan het je helpen om stakeholders te overtuigen van de waarde van jouw evenementen.

Daarnaast geeft het inzicht in waar verbeteringen mogelijk zijn en wat de sterke punten van je evenement zijn. Het berekenen van de ROI is dus een essentieel onderdeel van het evalueren en optimaliseren van je evenement.

De ‘waarde’ begrijpen

Als event professional weet je dat elke activiteit tijdens je evenement bijdraagt aan de totale waarde. Heb je ooit stilgestaan bij hoe belangrijk netwerkmogelijkheden zijn voor jouw deelnemers? Of hoe waardevol de content is die tijdens het evenement wordt gedeeld voor latere marketingdoeleinden? Dit valt allemaal onder de paraplu van waardecreatie.

Voorbeelden van waarde

• Evenement inkomsten
• Gegenereerde leads
• Waarde in de (sales) pijplijn
• Persvermeldingen
• Deelnemers
• Sponsoring inkomsten
• Inkomsten uit partnerschappen

Kosten versus waarde

Kostenbeheersing is essentieel, maar slim investeren is wat echt het verschil maakt. Tijd, middelen en zelfs de inzet van jouw teamleden zijn allemaal onderdeel van de kosten die nodig zijn om jouw evenement exceptioneel te maken. Door een evenwicht te vinden tussen de netto-uitgaven en de gerealiseerde waarde, zorg je ervoor dat jouw evenement zowel memorabel als kosteneffectief is.

Voorbeelden van kosten

• Vluchten en reizen
• Verblijf
• Geschenken
• Arbeid
• Tijd
• Eten en drinken
• Evenementenstand

Harde Metrics

Stel dat je belangrijkste doel het opbouwen van merkbekendheid is. Je zou dingen willen meten zoals het aantal deelnemers dat je evenement bijwoont en de hoeveelheid vermeldingen in de pers- en op social media die je krijgt. Je doelstellingen kunnen zijn om 2.000 deelnemers aan te trekken, 1.000 social media volgers te verkrijgen en 10 persvermeldingen te verkrijgen Dit zijn harde metrics.

Zachte Metrics

Zachte metrics kunnen verwijzen naar ongrijpbare aspecten zoals sfeer en gemeenschapsgevoel. Toch kan zelfs iets schijnbaar ontastbaars als het versterken van het gemeenschapsgevoel worden gemeten met de juiste methoden. Bijvoorbeeld, je zou deelnemers kunnen ondervragen over hun deelnemerstevredenheid voor en na het evenement, en vervolgens het netto verschil kunnen analyseren.

TIP! Verbeter het inzicht in je evenement met de enquêtetool van aanmelder.nl. Kies uit diverse velden, personalisatie voor deelnemers, bekijk real-time resultaten en beheer de deelnemers privacy van je gasten. Ontdek aanmelder.nl, onze uitgebreide event management tool, voor een complete beheeroplossing van je evenementen.

Hoe bereken je de ROI voor je evenement?

Het berekenen van de ROI lijkt misschien complex, maar met een heldere aanpak is het prima te doen. Hier volgt een stap-voor-stap gids:

• Bepaal de doelstellingen van je evenement: Voordat je begint met rekenen, moet je weten wat je wilt bereiken. Is het verhogen van de verkoop jouw hoofddoel, of wil je de betrokkenheid bij je merk vergroten? Kijk ook of je een onderscheidt kunt maken in harde en zachte metrics. 

• Reken uit wat het evenement je kost: Alle kosten op een rijtje: van locatie en catering tot marketing en personeelskosten.

• Meet de opbrengsten: Wat heeft het evenement opgeleverd? Denk aan ticketverkoop, verkochte producten of de waarde van gegenereerde leads.

• Bereken de netto-opbrengst: Trek je totale kosten af van je opbrengsten, en voilà, je hebt je netto-opbrengst.

• Bepaal je ROI: Nu is het tijd om de ROI te berekenen. Deel de netto-opbrengst door de totale kosten en vermenigvuldig dit met 100 voor jouw ROI-percentage.Als jouw evenement bijvoorbeeld €10.000 kost en €15.000 oplevert, dan is de netto opbrengst €5.000. De ROI is dan (€5.000/€10.000) * 100 = 50%.

Denk eraan dat ROI niet alleen over geld gaat. Je kunt ook kijken naar de niet-financiële resultaten zoals het aantal nieuwe contacten dat je hebt opgedaan. Een stijging in merkbekendheid of klanttevredenheid is misschien lastig in cijfers uit te drukken, maar is zeer waardevol voor de langetermijngroei van jouw organisatie.