Ga je een online evenement organiseren? Je hebt waarschijnlijk al een hoop ideeën over de invulling van je evenement. Bij een online evenement is interactie het sleutelwoord. Online is de kans op afleiding bij de deelnemer een stuk groter dan bij een fysiek evenement. Om die interactie en al jouw ideeën te vertalen in een online evenement, heb je een online platform nodig met specifieke technische functionaliteiten. Het Online Event Platform van aanmelder.nl is speciaal gebouwd voor online evenementen. Het platform bevat features die jou in staat stellen een online evenement neer te zetten met veel interactie en ervaring. Meld je aan bij aanmelder.nl en bekijk onze producten.
De voordelen van een online evenement
De behoefte aan online evenementen in 2020 is sterk toegenomen. Dit komt natuurlijk door de pandemie. Maar ook vóór covid-19 de wereld op zijn kop zette, waren online evenementen in opkomst. Onderzoek wijst uit dat een online of hybride evenementen het bereik met 30% verhoogt. Dit heeft alles te maken met het verlagen van de drempel. Door een evenement ook online te organiseren, geef je potentiële deelnemers de kans om het evenement toch bij te wonen als zij fysiek niet aanwezig kunnen zijn. Dit kan een hoop tijd en kosten schelen voor de deelnemer. De internationale of druk bezette deelnemer kan op deze manier toch het evenement (deels) bijwonen.
Natuurlijk zijn er ook voordelen voor de organisator:
- Bespaar kosten voor locatie en catering.
- Verhoog het bereik van je evenement.
- Geef internationale spreker een podium.
- Online is flexibel.
- Meer sponsormogelijkheden.
- Extra inzicht in de deelnemer middels statistieken.
- Biedt de opnames achteraf aan.
De nadelen van een online evenement
Ja, aan een online evenement zitten ook nadelen. Zo ben je als organisator zeer afhankelijk van techniek. Je hebt tenslotte een sterke stream nodig om je evenement te vertalen naar een online omgeving. Als tip geven we dan ook mee om goed onderzoek te doen naar een Online Event Platform en hier niet op te besparen.
We noemde het al eerder. De kans dat een deelnemer vroegtijdig afhaakt is groter bij een online evenement / online digitaal event. Afleiding is je grootste concurrent. De deelnemer kan op elk gewenst moment het evenement verlaten. Daarnaast heb je te maken met externe factoren in de thuissituatie. Interactie is bij elk evenement belangrijk, maar bij online evenementen kun je er niet meer omheen. Er zijn een tal van hulpmiddelen die je kunt inzetten om de interactie te verhogen op een online event.
Tips voor een online evenement
Een online of hybride evenement kan qua organisatie van elkaar verschillen. We publiceerde eerder dit jaar een handboek met een uitgebreid stappenplan voor online evenementen, maar we geven je ook nog wat extra’s tips mee in de vorm van een checklist
1. Hou het relevant
De aandachtsspanne van deelnemers is online alleen maar kleiner dan wanneer ze fysiek aanwezig zijn. Hou de sessies en presentaties kort. Maximaal 30 minuten. Zorg ervoor dat de informatie die je deelt relevant is en aansluit op de titel van je evenement of sessie.
2. Communicatie is key
Alle verwachtingen en instructies moeten duidelijk zijn. Zorg ervoor dat alle communicatie die je verstuurd on-point is. Als dit in het begin niet goed geregeld is, zal de deelnemer sneller afhaken. Ook na het evenement is sterke communicatie zeer belangrijk.
3. Technische ondersteuning
De ene deelnemer zal technisch wat meer onderlegd zijn dan de andere. De werking van een online platform kan per browser of besturingssysteem verschillen. De instellingen van de gebruiker spelen hierin een rol. Om ervoor te zorgen dat iedereen het evenement kan bijwonen en de video en audio klopt, raden we aan om technische ondersteuning aan te bieden. Een helpdesk waar deelnemers kunnen aankloppen als zij tegen problemen aanlopen.
4. Coach de spreker
We kunnen het niet vaak genoeg zeggen: interactie, interactie, interactie. Help de spreker met het samenstellen van een interactieve en energieke sessie. Integreer bijvoorbeeld spelelementen, Q&A momenten en zorg voor een dynamisch beeld.
5. Bekijk online vlogs
Vloggers zijn expert geworden in het boeien van een groot publiek. Ze mogen dan geen evenement organiseren, je kunt veel van ze leren. Kijk goed naar hoe ze monteren, presenteren en welke achtergrond ze gebruiken.
6. Open een lobby
Een lobby, ook online, geeft een welkome entree. Plaats hier een livestream waar deelnemers welkom worden geheten en informatie over het platform en programma ontvangen.
7. Plan pauzes in
Bij een fysiek evenement heb je ook korte pauzes tussen sessies door, maar deze worden online nog wel eens vergeten.
8. Zorg voor een sterke internetverbinding
Een instabiele internetverbinding zorgt ervoor dat je evenement soepel verloopt en je stream niet vastloopt. Een kabelverbinding is altijd het beste, maar een 4G modem zorgt ook voor betrouwbaarheid. Test van de tevoren verbinding met snelheids tools.
Online Event Platform
Het platform van aanmelder.nl is gebouw voor online evenementen. Het bevat features voor meer interactie die bijdragen aan een positieve ervaring voor de deelnemer. Het platform is met name geschikt voor zakelijke evenementen, congressen en beurzen. De uitgebreide sponsorruimte geeft stakeholders de kans om te verbinden met de deelnemers.
- Geef een warm welkom via de incheckbalie.
- Informeer deelnemers in de interactieve lobby.
- Presenteer op de main stage.
- Start na je presentatie break-out sessies.
- Start een één-op-één video call met deelnemers.
- Laat deelnemers met elkaar discussiëren in de publieke chat.
- Beantwoord live vragen in de Q&A.
- Promoot organisaties in de bedrijfsruimte.
- Ondersteun deelnemer via de live helpdesk.
- Vergroot het netwerk van je deelnemers met de netwerk carousel.
- Verwerk vooraf opgenomen video’s in je presentatie.
Event Streaming
Een goeie stream staat niet op zichzelf. De juiste apparatuur zorgt voor uitstekende beelden die de beleving ten goede komen. Verwerk hier ook nog eens software in voor automatisch montage en je bent verzekerd van een beelden die indruk maken. Event Streaming bevat alle apparatuur die je nodig hebt voor het opzetten van een live stream. En wij leveren het ook nog bij je af.
- Huur twee 4K camera’s en een draadloze microfoon.
- Volg de spreker automatisch over het podium.
- Wissel tussen de twee camera’s voor een dynamisch beeld.
- Verwerk presentatie slides in de beelden.
- Laat onze engineer het voor je opstellen.
- Monteer de beelden automatisch.
- Stel de beelden achteraf beschikbaar.
Online registratie
De registratie & communicatie regel je met slimme registratie software. Niet alleen je registratieproces maar ook het versturen met unieke inlogcodes stel je in met aanmelder.nl.
- Bouw een aanmeldformulier.
- Verkoop tickets.
- Verstuur uitnodigingen.
- Zet een event website live.
- Verstuur herinneringen per sms.
- Beheer je contactlijsten.
- Verstuur een enquête achteraf.
- Verzamel waardevolle statistieken.
Online evenementen organiseren: alles wat je nodig hebt
aanmelder.nl heeft alles in huis om je te ondersteunen bij de organisatie van een online evenementen. We bieden niet alleen de software en tools die je nodig hebt, maar ook uitstekende service. Onze Support Specialisten helpen je van een afstand verder met het gebruik van onze producten. Onze software wordt ontwikkeld door onze eigen developers. Zij staat altijd stand-by om incidenten zo snel mogelijk op te lossen.
Onze software is ISO 27001:2022 gecertificeerd, wat betekent dat we voldoen aan alle veiligheidseisen voor privacy. Jouw gegevens en die van de deelnemers zijn dus beschermd.
Kortom: aanmelder.nl is jouw partner bij het organiseren van online evenementen.
Meer weten over onze producten? Neem contact op via het formulier.
