Op 12 maart 2021 organiseerde de WUR een hybride evenement als test voor de toekomst. Irene Bouwma deelt graag haar ervaring en leermomenten in onderstaande blog.
Wageningen University & Research (WUR) is het samenwerkingsverband tussen Wageningen University en Stichting Wageningen Research. De missie van de WUR is ´To explore the potential of nature to improve the quality of life´. Jaarlijks organiseren zij meerdere evenementen met als doel kennis te delen. Ruim 6.500 medewerkers en 12.500 studenten uit meer dan 100 landen dragen hieraan bij. Het evenement is uitgevoerd door Wageningen Environmental Research, een van de onderdelen van Wageningen Research.
Direct een goede aanpak
Voor ons was het evenement een test om te kijken hoe het zou bevallen om een hybride evenement te organiseren. We wilden dit echter wel meteen goed aanpakken, waardoor we op zoek gingen naar een partij die de technische ondersteuning kon bieden met een eenvoudig neer te zetten systeem. We wilden namelijk wel goed beeld en geluid, maar geen volledige video crew. Zo kwam de samenwerking met aanmelder.nl tot stand.
Met de Event Consultant van aanmelder.nl en de techniek hebben we voorafgaand aan het evenement goede gesprekken gehad en enkele waardevolle tips gekregen. Het was de eerste keer dat we een evenement organiseerden met Event Streaming en MSTeams Live. We kregen de mogelijkheid om het systeem van te voren te testen wat we als erg fijn hebben ervaren. Ook de technische ondersteuning tijdens het evenement hebben wij als erg prettig ervaren.
Hybride vereist een hele andere aanpak
Wij hadden twee inhoudelijke doelen:
Bepalen of, en hoe een hybride event werkt voor onze doelgroep.
Collega’s informeren over de inhoudelijke projecten
Deze doelen zijn voor een groot deel behaald. Wij hebben erg veel geleerd van het event.
Er konden uiteindelijk niet veel mensen aanwezig zijn i.v.m de huidige maatregelen, maar dit hebben wij opgelost door knuffelberen in het publiek te plaatsen. De live deelnemers namen actief deel aan het event, waardoor wij al snel door hadden dat hybride evenementen om een heel andere aanpak vragen. Het is belangrijk om het live programma aan te passen aan het online publiek.
Ook ons tweede doel is behaald. De opdrachtgevers, twee teamleiders van de WUR, vonden de bijeenkomst inhoudelijk interessant en waren verbaasd over hoe goed zij online aan het event konden deelnemen. Overige deelnemers waren enthousiast, al geven sommigen nog steeds de voorkeur aan een live evenement.
Met de juiste technieken en opzet kun je met hybride evenementen hetzelfde resultaat behalen als met een traditioneel evenement. Ik denk zelf dat hybride met name voor internationale projecten de standaard zal worden. Dit vergt wat aanpassingen in de opzet en aanpak van het evenement. Tijdens het evenement hebben we veel tips en informatie verzameld voor een volgend evenement. Event Streaming is een uitstekende oplossing voor kleinere en middelgrote evenementen en aanmelder.nl heeft zich bewezen als uitstekende partner.
Tot in de toekomst!
Irene Bouwma – Senior Researcher at Wageningen Environmental Research