We hebben het allemaal weleens meegemaakt; je hebt een concept voor een evenement en zoveel ideeën voor de planning dat je niet weet waar je moet beginnen. Logischerwijs is een van de eerste vragen die in je opkomt welke locatie het meest geschikt is voor jouw evenement.
Je keuze kan de betrokkenheid, populariteit, opkomst, indrukken en het imago van het evenement bepalen. Daarom weten evenementenorganisatoren hoe zorgvuldig dit gedeelte gepland moet worden. Hier zijn enkele van de belangrijkste factoren die je moet overwegen bij het kiezen van een evenement locatie.
Locatie en toegankelijkheid
Het kiezen van een veilige en goed bereikbare locatie voor jouw evenement is belangrijk om een hoge opkomst te realiseren. Weten waar het grootste deel van je bezoekers vandaan komt, is behulpzaam bij het kiezen van een locatie en het boeken van een geschikte ruimte. Enkele belangrijke zaken om te overwegen zijn vervoer, accommodatiemogelijkheden en toegankelijkheid voor mensen met speciale behoeften.
Vervoer: De meeste bezoekers kunnen jouw evenement bereiken via het openbaar vervoer of met de auto. Afhankelijk van deze opties is het belangrijk te controleren hoe dicht de locatie bij een treinstation of bushalte ligt, en of het gemakkelijk bereikbaar is met de auto. Een andere belangrijke vraag is of er voldoende parkeergelegenheid is om het aantal bezoekers met de auto te kunnen accommoderen.
TIP: Beheer jouw opkomst om drukte bij de incheckbalie te voorkomen. - Maak jouw eigen aanmeldformulier
Accommodatie: Als jouw evenement meerdere dagen duurt of laat op de avond eindigt, is nabijgelegen accommodatie niet alleen handig, maar ook onderdeel van de totale beleving van de gasten. Het gemakkelijk maken voor bezoekers om dicht bij de locatie te verblijven, kan hun beslissing om aanwezig te zijn positief beïnvloeden.
Het aanbieden van hotel aanbevelingen (of zelfs gereduceerde tarieven via samenwerkingen) toont aan dat je hebt nagedacht over hun gehele reis, en niet alleen de tijd die op het evenement zelf wordt doorgebracht. Bonuspunten als de hotels op loopafstand liggen, late check-ins toestaan, of voorzieningen bieden die zijn afgestemd op jouw publiek, zoals vroege ontbijten voor congresgangers of shuttlediensten voor avond gala's.
Toegankelijkheid voor mensen met speciale behoeften: Vooral bij grotere evenementen is het belangrijk om een locatie te kiezen die gemakkelijk toegankelijk is voor mensen met speciale behoeften of verschillende beperkingen. Denk verder dan alleen rolstoeltoegankelijkheid (hoewel dat natuurlijk een vereiste is): zijn ingangen, toiletten en belangrijke evenementenruimtes volledig toegankelijk? Is het personeel getraind om gasten die extra hulp nodig hebben te ondersteunen?
Door deze informatie vooraf op jouw evenement website of registratiepagina te delen, help je bezoekers om met vertrouwen te plannen en zich welkom te voelen nog voordat ze aankomen.
Status van de locatie en aangeboden diensten
Een teken van goede planning is het kiezen van een evenementenlocatie die aansluit bij het doel van jou evenement. Luxe locaties zijn bijvoorbeeld meer geschikt voor zakelijke of netwerkevenementen dan voor een teamuitje of een muziekfestival.
Capaciteit en functionaliteit: Een andere belangrijke criteria voor het kiezen van een locatie is de capaciteit van de ruimte, samen met de functionaliteit van de indeling. Is de locatie groot genoeg voor al jouw bezoekers? Biedt het alle benodigde ruimtes met een geschikt ontwerp en voldoende zalen? Is de locatie veilig ontworpen om grote menigten te beheren?
Extra diensten: Sommige locaties bieden extra diensten aan, zoals catering, coördinatie of technische ondersteuning. Een goede klantenservice is een belangrijk onderdeel van een plezierige ervaring tijdens het evenement. Het is een goed idee om te kijken of er positieve of negatieve recensies over deze diensten zijn bij de locatie die jij hebt gekozen. Als jij een hybride evenement overweegt, is het belangrijk om de technologische diensten van de locatie te controleren of ervoor te zorgen dat de locatie hiervoor geschikt is.
Kosten en budgettering
Huurkosten: Het vroeg boeken van jouw locatie is essentieel, vooral tijdens drukke evenementen en seizoenen wanneer schema's snel vol raken. Huurkosten kunnen sterk variëren afhankelijk van het seizoen, de dag van de week of zelfs het tijdstip van de dag.
Sommige locaties bieden kortingen voor data buiten het hoogseizoen of voor grotere groepen, dus het is de moeite waard om naar flexibele prijs opties te vragen. Begrijpen wat is inbegrepen in de huurprijs (AV-apparatuur, meubilair, schoonmaakdiensten, etc.) kan ook helpen om onverwachte kosten later te vermijden. Een beetje onderhandelen en slim plannen kan een groot verschil maken voor jouw budget.
Extra servicekosten: Of jij nu gebruik maakt van de diensten van de locatie of externe partijen inhuurt, je zult extra kosten moeten betalen voor deze diensten. Denk aan catering, technische ondersteuning of andere vormen van entertainment. Iedereen houdt van goed eten en een soepel verlopen evenement. Deze ogenschijnlijk kleine toevoegingen bepalen de indruk van jouw gasten en dragen bij aan hun totale ervaring, waardoor jouw evenement gedenkwaardig en interessant wordt.
Logistiek: Overweeg de voorbereidingen van de locatie, zoals de kosten voor het op- en afbouwen van podia, zaalopstellingen, vervoer of andere arrangementen die jouw evenement nodig heeft. Mensen waarderen vaak de kleine details. Het is altijd duidelijk wanneer dingen met aandacht en doel zijn uitgevoerd. Is de locatie groot genoeg om al jouw gasten comfortabel te ontvangen? Wat zullen de belangrijkste behoeften van de bezoekers zijn en ben jij erop voorbereid om daaraan te voldoen? Denk na over welke stappen jij moet nemen in de voorbereiding en welke andere bedrijven jij moet contacteren om ervoor te zorgen dat jij volledig voorbereid bent.
