Evenement organiseren, hoe doe je dat: alles voor geslaagd voor event

Speel jij met het idee om een evenement te organiseren, maar weet je niet waar je moet beginnen? Geen zorgen, we’ve got you! In deze blog nemen we je stap voor stap mee door alle aspecten van het organiseren van een evenement. We houden het lekker praktisch, zodat jij niet verdwaalt in details en gewoon lekker aan de slag kunt.

• Wat is een evenement en waarom zou je er eentje organiseren?
• Wat doet een eventmanager?
• Een evenement zonder draaiboek? No way!
• 10 Event trends om in de gaten te houden in 2025
• Wanneer verstuur je uitnodigingen en hoe bepaal je de ticketprijs?
• Duurzaam organiseren: ja of nee?
• Goodiebags: een onmiskenbare touch voor je evenement
• ROI voor je evenement berekenen: hoe doe je dat?

Wat is een evenement en waarom zou je er eentje organiseren?

Laten we bij het begin beginnen: wat is een evenement eigenlijk? Een evenement is niet zomaar een bijeenkomst; het is een ervaring. Het brengt ideeën samen, verbindt mensen met gedeelde visies en biedt een podium voor jouw merk. Of het nu fysiek of online is, evenementen creëren een unieke energie en zijn dé manier om nieuwe kansen te ontdekken. 

Een evenement is een kruispunt van ideeën en mensen. Van zakelijke conferenties tot sociale feesten, van sportevenementen tot culturele festivals: elk evenement heeft een eigen doel en sfeer. Het is een kans om mensen samen te brengen en een blijvende indruk achter te laten.

Soorten evenementen

• Zakelijke evenementen: conferenties, seminars, teambuilding.
• Sociale evenementen: bruiloften, verjaardagen.
• Culturele evenementen: festivals, tentoonstellingen.
• Sportevenementen: marathons, toernooien.
• Educatieve evenementen: workshops, trainingen.

En meer, zoals productlanceringen, liefdadigheidsevenementen en promoties.

Waarom een evenement organiseren?

Een evenement kan veel betekenen voor jouw merk of organisatie. Dit zijn de 11 belangrijkste voordelen:

• Netwerken: Nieuwe contacten leggen en relaties versterken.
• Merkbekendheid vergroten: Laat jouw merk opvallen met een unieke ervaring.
• Relatie opbouw: Persoonlijke interactie zorgt voor blijvende connecties.
• Geloofwaardigheid opbouwen: Positioneer je als expert binnen jouw branche.
• Leadgeneratie: Ontmoet potentiële klanten en bouw je klantenbestand uit.
• Kennisdeling: Inspireer en informeer jouw doelgroep.
• Productlanceringen: Introduceer nieuwe producten of diensten.
• Community building: Breng gelijkgestemden samen rond jouw merk.
• Marktonderzoek: Krijg directe feedback en inzichten van deelnemers.
• Media-aandacht: Trek de aandacht van de pers voor extra zichtbaarheid.
• ROI: Een goed georganiseerd evenement kan je omzet en klantloyaliteit verhogen.

Duidelijke doelstellingen maken het verschil

Elk evenement begint met een helder doel. Of je nu kennis wilt delen, nieuwe klanten wilt aantrekken of een community wilt bouwen, het is belangrijk om specifieke en meetbare doelen te stellen.

Inspirerende voorbeelden:

Voorbeeld 1: Event Summit

• Doel: Netwerken en kennis delen binnen de evenementenbranche.
• Waarom het belangrijk is: Dit is een primeur voor professionals uit de evenementen industrie om de laatste trends en ontwikkelingen te leren kennen. Het doel is om nieuwe netwerkmogelijkheden te ontdekken, kennis uit te wisselen en ideeën voor toekomstige evenementen op te doen. Dit event biedt een uitstekende gelegenheid om contacten te leggen met gelijkgestemden en innovatieve ideeën voor je eigen evenementen toe te passen.

Voorbeeld 2:  The Self-Made Summit

• Doel: Professionele ontwikkeling en ondernemerschap.
• Waarom het belangrijk is: Dit event brengt ondernemers samen om hun ervaringen te delen en van elkaar te leren. Het doel is om een community van zelfgemaakte ondernemers te bouwen die elkaar ondersteunen en inspireren. Het versterkt de onderlinge relaties en biedt waardevolle netwerkmogelijkheden om zakelijke groei te stimuleren.
  

1. Het plannen van het evenement

• Conceptontwikkeling: Een eventmanager helpt bij het bedenken en uitwerken van een creatief concept dat aansluit bij jouw doelen.
• Doelstellingen vaststellen: Ze werken samen met jou om duidelijke en meetbare doelen voor het evenement te definiëren.
• Budgetbeheer: Het opstellen en beheren van een realistisch budget dat prioriteiten stelt zonder verrassingen achteraf.

2. Logistiek en coördinatie

• Locatiebeheer: De juiste locatie selecteren en onderhandelen over contracten.
• Sprekers en leveranciers regelen: Of het nu gaat om catering, techniek, entertainment of decoratie – de eventmanager regelt alles.
• Tijdschema’s maken: Strakke tijdsplanningen en draaiboeken opstellen om te zorgen dat alles op tijd gebeurt.

3. Deelnemerervaring

• Communicatie: Een eventmanager zorgt ervoor dat alle betrokkenen – van deelnemers tot leveranciers – weten wat er van hen verwacht wordt.
• Registratie en gastenlijst: Het beheren van de registratie van deelnemers en het opstellen van een accurate gastenlijst.
• Probleemoplossing: Tijdens het evenement staan ze paraat om eventuele problemen direct op te lossen zonder dat de deelnemers dit merken.

4. Creatieve input en branding

• Merkconsistentie: Een eventmanager zorgt ervoor dat elk aspect van het evenement – van de uitnodigingen tot de visuals – jouw merkidentiteit weerspiegelt.
• Innovatie: Ze brengen creatieve ideeën en unieke details om jouw evenement memorabel te maken.

5. Evaluatie en rapportage

• Resultaten meten: Na afloop analyseert de eventmanager de resultaten (zoals ROI, deelnemers feedback en doelbereik).
• Feedback verzamelen: Dit helpt om toekomstige evenementen nog beter te maken.

Waarom is een eventmanager jouw geheime wapen?

• Overzicht houden: Een goede eventmanager bewaakt het geheel en voorkomt dat je wordt overspoeld door details.
• Kennis en ervaring: Dankzij hun expertise kennen ze de beste leveranciers, locaties en technieken om je evenement naar een hoger niveau te tillen.
• Problemen voorkomen: Ze anticiperen op mogelijke problemen en zorgen voor alternatieve oplossingen, zodat jij zonder stress kunt genieten van het evenement.
• Tijdbesparing: Je hoeft zelf niet alles te regelen, waardoor je tijd overhoudt voor jouw eigen prioriteiten.
• Succes garanderen: Met een eventmanager weet je zeker dat je evenement professioneel georganiseerd wordt en een blijvende indruk achterlaat.

Een evenement zonder draaiboek? No way!

Bij het organiseren van een evenement is een draaiboek jouw ultieme gids. Het is meer dan alleen een lijstje; het is een gedetailleerd overzicht van wat, wanneer, door wie en hoe dingen moeten gebeuren. Het helpt je structuur te houden, voorkomt chaos en zorgt ervoor dat iedereen exact weet wat er van hen verwacht wordt.

Waarom heb je een draaiboek nodig?

• Overzicht: Een draaiboek geeft je een helikopterview over het hele evenement, van de voorbereiding tot de afbouw.
• Structuur: Zelfs als alles tegelijk lijkt te gebeuren, houdt het draaiboek je op koers.
• Efficiëntie: Het zorgt ervoor dat teamleden, leveranciers en partners precies weten wat er van hen wordt verwacht, op welk moment.
• Probleemoplossing: Met een goed draaiboek kun je snel anticiperen op onverwachte situaties, omdat je precies weet wie verantwoordelijk is voor wat.
• Rust: Het geeft je zelfvertrouwen en rust, omdat je alles tot in detail hebt uitgewerkt.

Tips voor een succesvol draaiboek

1. Wees gedetailleerd: Hoe specifieker je bent, hoe makkelijker het is om het draaiboek te volgen.
2. Houd het overzichtelijk: Gebruik tabellen, kleurcodes of kopjes om het document duidelijk te maken.
3. Communiceer vooraf: Deel het draaiboek met alle betrokkenen, zodat iedereen voorbereid is.
4. Print en digitaal: Zorg dat je een digitale én geprinte versie hebt, voor noodgevallen.

Een draaiboek is je beste vriend bij het organiseren van een evenement. Het helpt je om structuur te houden (ja, ook als je honderd dingen tegelijk moet regelen) en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er moet gebeuren. Opzoek naar meer handvatten? Download onze  gratis draaiboek template: dit heb je nodig!

10 Event trends om in de gaten te houden in 2025

De evenementenwereld ontwikkelt zich razendsnel, en 2025 wordt een spannend jaar vol innovatie. Of je nu een klein netwerkdiner organiseert of een groot internationaal congres, deze 10 trends helpen je om evenementen te creëren die indruk maken en blijven hangen.

Trend 1: Micro-evenementen – klein, maar krachtig

Grootsheid zit vaak in de details. Micro-evenementen (10-50 deelnemers) winnen aan populariteit door hun intieme karakter en focus op echte connecties.

• Voorbeeld: Een exclusieve workshop met een expert waar deelnemers écht in gesprek kunnen gaan en nieuwe inzichten opdoen.
• Waarom belangrijk? Persoonlijk contact, maatwerk en focus zorgen ervoor dat gasten zich speciaal voelen en je evenement als uniek ervaren.

Trend 2: Creatieve verlichting en decor – sfeer als superkracht

Verlichting en decor bepalen de sfeer van je evenement en maken een blijvende indruk. Ze versterken het thema van je event en zorgen voor een emotionele connectie met je gasten.

• Voorbeeld: Gebruik LED-verlichting om de overgang van dag naar avond te markeren of zet projectie mapping in om hele muren tot leven te brengen met visuele verhalen.
• Waarom belangrijk? Het creëert een unieke sfeer die de ervaring van je gasten verrijkt en je evenement onvergetelijk maakt.

Trend 3: Duurzame en eco-verantwoorde evenementen

Duurzaamheid is een absolute vereiste geworden. Bezoekers verwachten dat je milieubewust handelt, van de locatie tot de catering.

• Voorbeeld: Werk met lokale leveranciers en kies voor herbruikbare materialen.
• Waarom belangrijk? Duurzaamheid draagt bij aan een beter imago en zorgt voor positieve associaties met jouw evenement.

Trend 4: Gezondheid en welzijn – een evenement waar je je goed voelt

Gezondheid en welzijn zijn steeds belangrijker voor evenement deelnemers. Het draait om zorgen dat je gasten zich fysiek en mentaal goed voelen.

• Voorbeeld: Voeg yogasessies toe, biedt gezonde catering aan en creëer rust plekken waar gasten kunnen opladen.
• Waarom belangrijk? Evenementen die welzijn centraal stellen zorgen voor een betere betrokkenheid en een positieve beleving.

Trend 5: Diversiteit en inclusie – geen event trend

Evenementen moeten toegankelijk zijn voor iedereen. Diversiteit en inclusie zijn cruciaal voor evenementen die impact maken.

• Voorbeeld: Zorg voor een diverse line-up van sprekers, biedt toegankelijke locaties en gebruik inclusieve marketing.
• Waarom belangrijk? Het vergroot je bereik, bevordert verbinding en zorgt ervoor dat niemand zich buitengesloten voelt.

Trend 6: Hybride evenementen – het beste van twee werelden

De combinatie van fysieke en digitale ervaringen zorgt voor grotere bereikbaarheid zonder aan kwaliteit in te boeten. Hybride is de nieuwe standaard in 2025.

• Voorbeeld: Biedt deelnemers de keuze om fysiek aanwezig te zijn of deel te nemen via livestreams en interactieve online sessies.
• Waarom belangrijk? Hybride evenementen vergroten het publiek, maken deelname flexibeler en bieden een breder bereik.

Trend 7: Augmented Reality (AR) – een nieuwe dimensie voor events

AR voegt een extra laag toe aan je evenementen, waardoor de beleving wordt versterkt en je gasten actief betrokken raken.

• Voorbeeld: Laat bezoekers producten virtueel uitproberen of gebruik AR om je locatie interactief te maken.
• Waarom belangrijk? Het zorgt voor een unieke, memorabele ervaring die gasten niet snel zullen vergeten.

Trend 8: De metaverse en virtual reality (VR) – volledig ondergedompeld in je evenement

De metaverse en VR bieden eindeloze mogelijkheden om je gasten een innovatieve, virtuele ervaring te geven.

• Voorbeeld: Organiseer een productlancering in een virtuele wereld of houd een conferentie waar deelnemers elkaar in een digitale netwerkruimte ontmoeten.
• Waarom belangrijk? Het biedt nieuwe manieren van interactie en stelt je in staat om grenzen te verleggen zonder fysieke beperkingen.

Trend 9: Artificial Intelligence (AI) – slimme evenementen organiseren

AI maakt evenementen efficiënter, persoonlijker en dynamischer door real-time analyses en automatische aanpassingen.

• Voorbeeld: Gebruik AI voor gepersonaliseerde agenda’s, chatbots voor bezoekersservice of real-time feedback verzamelen om het evenement te verbeteren.
• Waarom belangrijk? AI maakt je evenement soepeler en past zich snel aan de behoeften van je publiek aan.

Trend 10: Data-gedreven evenementen – meten is weten

Data is belangrijk voor het optimaliseren van je evenement. Door het slim gebruiken van data kun je de ervaring verbeteren en je evenement succesvol maken.

• Voorbeeld: Gebruik data om je doelgroep beter te begrijpen, je marketing te verfijnen en je programma aan te passen aan de behoeften van je deelnemers.
• Waarom belangrijk? Data biedt inzichten waarmee je je evenement continu kunt verbeteren, zowel voor als tijdens het evenement.

Wanneer verstuur je uitnodigingen en hoe bepaal je de ticketprijs?

Het versturen van uitnodigingen en het bepalen van de ticketprijs zijn twee belangrijke aspecten bij het organiseren van een succesvol evenement. Beide vereisen strategische planning en timing, want als je het goed doet, kun je de opkomst verhogen en je doelgroep overtuigen om hun tickets snel aan te schaffen.

Wanneer is het beste moment om uitnodigingen te versturen?

Een goed getimede uitnodiging kan je evenement maken of breken. Als je te vroeg uitnodigt, kan je evenement uit iemands gedachten verdwijnen. Te laat? Dan hebben mensen misschien al andere verplichtingen.

Save the Date

Voor formele evenementen stuur je de save the date 6 tot 8 maanden van tevoren. Bij informele evenementen is 4 tot 6 maanden prima. Het doel is om je gasten alvast te laten weten dat ze een bepaald moment moeten reserveren.

Uitnodiging

Na de save the date komt de officiële uitnodiging. Deze moet je tussen de 3 en 5 maanden voor het evenement versturen. Formele evenementen (zoals B2B) vereisen wat meer tijd, gezien de vollere agenda’s. In het geval van een informeel evenement kun je iets dichter bij de datum sturen. Let erop dat je uitnodiging op het juiste moment aankomt voor maximale effectiviteit.

Extra tips:

• Beste tijdstip voor verzenden: De DDMA (Nederlandse Vereniging voor Data & Marketing) heeft data verzameld waaruit blijkt dat de Click-to-Open rate het hoogste is op dinsdag om 16:00 uur (14,12%).
• Internationale doelgroepen: Denk aan tijdzones! Segmenteer je doelgroep en verstuur je uitnodigingen op optimale tijden voor elk van deze groepen.

Hoe bepaal je de ticketprijs voor je evenement?

Het bepalen van de juiste ticketprijs is belangrijk voor het succes van je evenement. Een prijs die te hoog is kan bezoekers afschrikken, terwijl een te lage prijs je evenement onrendabel maakt. Hier zijn enkele belangrijke factoren om te overwegen:

1. Begrijp je kosten: Maak een gedetailleerd overzicht van je kosten. Denk aan locatie, personeel, marketing, catering en andere voorzieningen. Het is belangrijk om te weten hoeveel je moet verdienen om je kosten te dekken.
2. Marktonderzoek: Onderzoek wat je concurrenten vragen voor soortgelijke evenementen en welke waarde jij biedt. Wat is je doelgroep bereid te betalen? Zorg ervoor dat je ticketprijs past bij de verwachtingen van je publiek.
3. Waardepropositie: Wat maakt jouw evenement uniek? Zijn er exclusieve ervaringen, sprekers of artiesten die de hogere ticketprijs rechtvaardigen? Communiceer deze waarde duidelijk aan je bezoekers.
4. Prijsstrategieën:
   • Kosten gebaseerde prijsstelling: Bereken je kosten en voeg een winstmarge toe. Dit is een veilige benadering die ervoor zorgt dat je niet onder de kostprijs verkoopt.
   • Waarde gebaseerde prijsstelling: Richt je op wat je bezoekers bereid zijn te betalen voor de geboden ervaring.
   • Vraag gebaseerde prijsstelling: Als je evenement zeer gewild is, kun je hogere prijzen vragen.
   • Competitieve prijsstelling: Vergelijk je ticketprijzen met die van concurrenten om in de markt te blijven.
   • Dynamische prijsstelling: Verhoog de prijzen naarmate de datum nadert, of bied early bird tickets aan voor een lagere prijs in het begin.

Hoe event software je helpt bij ticketbeheer

Event software maakt het beheer van je tickets eenvoudiger. Van het instellen van ticketopties en betalingssystemen tot het versturen van uitnodigingen en het bijhouden van betalingen, alles kan vanuit één systeem worden beheerd. Het bespaart je tijd en zorgt ervoor dat je evenement soepel verloopt. Met functies zoals:

• Volledige ticketmodule
• Betaalmogelijkheden zoals iDEAL, PayPal, en creditcard
• Early bird en late tickets
• Kortingscodes en QR-codes
• Real-time financieel overzicht van opbrengsten

Het gebruik van event software maakt je evenement beheer efficiënter, zodat jij je kunt concentreren op het creëren van een fantastische ervaring voor je gasten.

Het versturen van uitnodigingen lijkt simpel, maar het kan echt het verschil maken in je opkomst. En die ticketprijs? Dat vraagt om een beetje finesse. Gelukkig hebben we daar al wat blogs over klaarstaan:

• Wat is het beste moment om uitnodigingen te versturen?
• Hoe bepaal je de ticketprijs voor je evenement?

Duurzaam organiseren: ja of nee?

Duurzaamheid is tegenwoordig niet alleen een trend, maar een noodzakelijke benadering voor de evenementenindustrie. Van herbruikbare materialen tot lokaal geproduceerde catering, het organiseren van groene evenementen wordt steeds belangrijker. Maar hoe begin je aan zo’n duurzaam evenement?

Duurzaamheid in evenementen: waarom is het belangrijk?

In de praktijk betekent duurzaam organiseren bijvoorbeeld:

• Duurzame materialen: Denk aan gerecycled of biologisch afbreekbaar materiaal voor decoraties, bekers en andere wegwerpproducten.
• Afvalvermindering en recycling: Stel recycling stations in en kies composteerbare producten om afval te verminderen en deelnemers te betrekken bij bewustwording.
• Lokale en ethische catering: Kies voor lokale, duurzame producten en werk samen met leveranciers die ethische en milieuvriendelijke praktijken hanteren.
• Energie-efficiëntie: Gebruik LED-verlichting en overweeg duurzame energiebronnen zoals zonne- of windenergie om het energieverbruik te minimaliseren.

De voordelen van duurzaam organiseren

1. Positieve milieu-impact: Door duurzame keuzes te maken, draag je bij aan het behoud van de aarde en stimuleer je gedragsverandering.
2. Betrokken deelnemers: Duurzame evenementen trekken deelnemers aan die waarde hechten aan ecologische verantwoordelijkheid, wat de betrokkenheid vergroot.
3. Versterkt imago: Door te investeren in duurzaamheid, positioneer je jouw evenement als een verantwoordelijke en toekomstgerichte organisatie.

Uitdagingen van duurzaam organiseren

Hoewel het verduurzamen van een evenement vele voordelen biedt, zijn er ook uitdagingen:

• Logistiek en techniek: Het vinden van lokale leveranciers en het managen van gerecycled materiaal vereist extra inzet van organisatoren.
• Kosten: Duurzame keuzes kunnen in eerste instantie duurder lijken, maar vaak zijn ze op de lange termijn kostenbesparend.
• Educatie en bewustwording: Niet alle deelnemers zijn al bewust van duurzame praktijken, dus je moet mogelijk investeren in communicatie en educatie.

Circulaire evenementen: wat betekent het?

Circulaire evenementen richten zich op het hergebruik van materialen en het minimaliseren van afval. Het idee is om een gesloten kringloop te creëren waarbij materialen worden hergebruikt, gerecycled of geüpgraded in plaats van weggegooid. Dit kan bijvoorbeeld door het gebruik van herbruikbare event materialen en het stimuleren van recycling bij de deelnemers.

Goodiebags: de perfecte finishing touch voor jouw evenement

Een goede goodiebag is de kers op de taart van een evenement. Het biedt niet alleen een extra blijk van waardering voor je gasten, maar het is ook een kans om je merk te versterken en je evenement nog memorabeler te maken. Maar hoe maak je van een goodiebag iets dat de gasten niet willen weggooien?

Wat hoort er in een goede goodiebag?

• Branding: Voeg items toe die jouw merk vertegenwoordigen, zoals pennen, notitieboekjes of eco-vriendelijke producten met je logo.
• Persoonlijke touch: Voeg items toe die aansluiten bij het thema van je evenement of de interesses van je gasten. Denk aan samples van nieuwe producten, kortingsbonnen of uitnodigingen voor toekomstige evenementen.
• Gewaardeerde producten: Kleine, praktische items die de gasten daadwerkelijk gebruiken, zoals drinkflessen, herbruikbare tassen of zelfs snacks, maken de goodiebag waardevol.

Waarom zijn goodiebags belangrijk?

• Blijvende indruk: Ze laten je gasten met een positieve herinnering achter, wat kan leiden tot meer betrokkenheid bij je merk.
• Versterken van je boodschap: Door items in de goodiebag die aansluiten bij je boodschap of evenement, kun je je doelstellingen verder benadrukken.
• Tevreden gasten: Gasten zullen zich gewaardeerd voelen en de moeite die je hebt genomen om een goed gevulde goodiebag samen te stellen zal zeker opgemerkt worden.

ROI voor je evenement berekenen: hoe doe je dat?

Het berekenen van de ROI (Return on Investment) van je evenement is belangrijk om te begrijpen of je investering heeft opgeleverd wat je had gehoopt. ROI gaat niet alleen over de directe financiële opbrengst, maar ook over de waarde die je hebt gecreëerd, zoals merkbekendheid, klanttevredenheid en wat je wil bereiken met je evenement? Is het de verkoop, het vergroten van je netwerk of de merkbekendheid?

ROI-model

Er zijn verschillende modellen om de ROI te berekenen. Een populair model is het Event ROI-model waarbij niet alleen naar de financiële opbrengst wordt gekeken, maar ook naar andere succesfactoren zoals klanttevredenheid of de bijdrage aan merkwaarde. Dit model kan handig zijn wanneer je meer inzicht wilt hebben in de algehele impact van je evenement.

ROI-formule

Er is een simpele formule om de ROI te berekenen: (Opbrengst – Kosten) / Kosten x 100%. Het resultaat geeft aan hoeveel procent je hebt verdiend ten opzichte van je investering. Bijvoorbeeld, als je voor €10.000 hebt geïnvesteerd en een opbrengst van €15.000 hebt gegenereerd, dan is je ROI 50%.

Harde en zachte metrics

Naast financiële cijfers, kunnen harde metrics (zoals ticketverkoop en leads) en zachte metrics (zoals klanttevredenheid) helpen om de totale waarde van je evenement te meten.

Evalueren = groeien 

Het berekenen van de ROI van je evenement geeft je inzicht in de effectiviteit van je investering en helpt je om je toekomstige evenementen te optimaliseren. Het gaat verder dan geld en omvat ook waarde op andere vlakken, zoals merkbekendheid en relaties.

Het organiseren van een evenement is niet klaar als de laatste gast weg is. Wat vonden je bezoekers ervan? Wat ging goed en wat kan beter? Door goed te evalueren, kun je je volgende evenement nóg beter maken. Wil je meer weten over hoe je ROI berekent? Lees dan de volledige blog. Hoe maak je een goede enquête?