Wil jij controle over je evenement? In een draaiboek leg je alle fases vast van je event. Van planning tot uitvoering. Het is een communicatietool voor alle betrokkenen van het evenement. Een goed draaiboek zorgt ervoor dat er geen zaken worden overzien en dat het evenement soepel verloopt. aanmelder.nl geeft je het perfecte template waar alle hoofdzaken alvast in staan. Je kunt deze zelf aanvullen naar behoefte en type evenement. Met onze Event Management tool beheer en regisseer je evenement moeiteloos!
Er zijn verschillende type draaiboeken. Het hangt van het evenement af welk type je nodig hebt. Wij hebben gekozen voor een uitgebreid draaiboek. Het is aan jou om dit volledig in te richten of enkele onderdelen te gebruiken.
Jij als event manager hebt een lange waslijst met taken die vooraf geregeld moeten worden. Een to-do list geeft weer wat die taken zijn, wie daar verantwoordelijk voor zijn en welk tijdspad hierbij past. Communiceer dit tijdspad met de verantwoordelijke voor een optimale planning. Denk goed na over prioriteiten.
Verschuiven de taken gedurende de organisatie? Geen probleem, pas het document aan.
Hoe ziet de dag van het evenement er uit? Maak een tijdsplanning van begin tot eind. Werk je met verschillende locaties of ruimtes? Maak dan per ruimte een planning. Wanneer is er pauze en wanneer moet de koffie klaar staan? Een overzicht voorkomt dat er gaten in het programma vallen.
Wat heb je nodig om het evenement te laten slagen? Heb je alles in huis of moeten er aankopen gedaan worden? In de checklist plaats je alle items die je nodig hebt op de dag van het evenement. Denk hierbij aan praktische zaken. Zoals promotie- of communicatiemateriaal dat je wilt uitdelen.
Een belangrijk onderdeel: het budget. In dit overzicht hou je een lijst bij van de kosten die je hebt gemaakt voor het evenement en hou je het budget in de gaten. Maak van te voren een begroting om onvoorziene kosten te voorkomen. Als de kosten bekend zijn vul je deze per onderdeel in. Zo weet jij precies hoe je ervoor staat.
In de tab contacten en leveranciers plaats je de gegevens van alle betrokkenen van het evenement. Dit overzicht zorgt ervoor dat iedereen op elk moment in contact kan komen in het geval van calamiteiten.
Als laatste plaats je een plattegrond van de locatie in het document. Noteer hierin nooduitgangen en namen van workshops, stand of sessies. Leg hier ook de looproute in vast die je hebt uitgestippeld voor de deelnemers.
Tot slot geven we je nog wat tips:
Veel plezier met het organiseren van je event!