Deelnemers van je (online) evenement opvolgen: 3 e-mails die je direct kunt versturen

Bij online evenementen verzamel je data. Gegevens van deelnemers die je bij fysieke evenementen minder snel verzamelt. Het online event platform heeft niet alleen alle deelnemers geregistreerd maar voorziet je ook van nieuwe data die iets zeggen over uitstapmomenten, de sessies die een deelnemers heeft gevolgd en hoelang iemand aanwezig is geweest.

Ontdek de waardevolle mogelijkheden met aanmelder.nl’s Event Management tool: Verzamel belangrijke informatie over je deelnemers en stuur gepersonaliseerde opvolging mails om hun ervaring te vergroten.

Dit biedt mogelijkheden voor opvolging. Je kunt nu veel beter e-mails personaliseren en inspelen op het gebruikersgedrag van de deelnemer.

Maar wat verstuur je? Wij geven je 3 voorbeelden van mails die de ervaring van je deelnemers vergroot na het evenement.

Bedank ze voor hun komst

Dit is geen verrassende e-mail, maar wordt wel gewaardeerd. Wij raden altijd aan om deelnemers voor zowel persoonlijke als online evenementen te bedanken. Hier is een voorbeeld van een dergelijke bedankmail.

Hi [voornaam]

Het was ons genoegen om je vandaag te ontvangen bij [evenement titel]. We hopen dat je het evenement vandaag als leerzaam en plezierig heb ervaren.

Wij vinden het belangrijk dat het evenement waardevol wordt ervaren door al onze deelnemers. Daarom willen we je vragen om in de bijgaande enquête enkele vragen te beantwoorden.

We hopen je bij ons volgende evenement weer te mogen verwelkomen.

< button ‘ja, ik beantwoord graag een aantal vragen’. >

Met vriendelijke groet,
[bedrijfsnaam]

Een enquête versturen is bij elk evenement een must. Het geeft je inzicht in het succes van je evenement en verbeteringen voor een volgend evenement. Bovendien geeft het de deelnemer het gevoel dat hij of zij betrokken wordt bij het evenement.

Verstuur een mail naar deelnemers die niet aanwezig waren

Elk evenement heeft zogenaamde no-shows. Laat deze niet door je vingers glippen. Je kan ze nog steeds betrekken bij het evenement en ze overtuigen dat je evenement waarde biedt.

Hieronder een voorbeeld van een no-show e-mail.

Hi [voornaam]

We hebben je vandaag helaas moeten missen tijdens [naam evenement]. Het was zeer inspirerend om professionals uit dezelfde branche bijeen te brengen om te discussiëren, leren en ervaringen te delen.

Gelukkig is het evenement opgenomen en kun je alle sessies op een gewenst moment terug kijken.

We hopen dat je er de volgende keer weer bij bent!

<button ‘Bekijk het evenement terug>

Met vriendelijke groet
[bedrijfsnaam]

De reden dat de deelnemer niet aanwezig is geweest, zul je niet achterhalen. Door het evenement toch nog aan te bieden geef je hen de mogelijkheid om toch te leren van het evenement. Dit vergroot niet alleen je bereik maar ook de positieve ervaring, zelfs van diegene die niet aanwezig waren.

Deelnemers die het evenement eerder hebben verlaten

Deelnemers die het evenement eerder verlaten doen dit om verschillende redenen. Er komt iets tussen of het evenement voldoet niet aan de verwachting. Om dit te achterhalen kun je de opname aanbieden en vragen wat de reden was dat ze het evenement voortijdig hebben verlaten.

Hi [voornaam]

Bedankt voor je deelname aan [naam evenement]. Het viel ons op dat je evenement voortijdig heb verlaten. Goed nieuws! Wij hebben het evenement opgenomen zodat jij het op een ander moment kan terugkijken.  

Als je bent gestopt met kijken omdat het evenement niet aan je verwachtingen voldeed, dan horen wij dat graag. Wij vinden het belangrijk om evenementen te organiseren die bijdragen aan de kennis van onze deelnemers. Jouw feedback kan helpen bij de organisatie van onze toekomstige evenementen.

Alvast bedankt voor je reactie

<button ‘Bekijk het evenement terug>

Met vriendelijke groet
[bedrijfsnaam]

De mail is hier tweeledig. Er zijn talloze redenen waarom iemand een evenement verlaat. Doe hier dan ook geen aannames en stel je dienstbaar op.

Opvolging na evenementen

Wat het doel van je evenement ook is, opvolging is altijd aan te raden. Het geeft jou als organisator inzicht in de ervaring van de deelnemer. Die feedback neem je mee naar je volgende evenement. Wees niet bang om mensen om hun mening te vragen, van nature geven we deze graag weg. Hou er rekening mee dat virtuele evenementen met een nieuwe uitdaging komen: techniek. Je bent ineens afhankelijk van meerdere internetverbindingen, de technische kennis van de deelnemer en de gebruiksvriendelijkheid van het platform. Wij raden daarom aan om in de enquête ook vragen op te nemen die over de techniek gaan.

Succes met de opvolging!