Btw en tickets: Een heldere uitleg voor evenementenorganisatoren

Als event organisator weet je hoe complex en veelzijdig jouw rol kan zijn. Je bent een planner, een visionair en vaak ook een financieel strateeg. En in die laatste rol speelt btw een cruciale rol. In deze blog neemt Jelle, oprichter van aanmelder.nl je mee langs alle essentiële informatie zodat jij als organisator vol vertrouwen om kunt gaan met btw.

Spring direct naar het onderwerp waar je meer over wil lezen:

• Wat is btw en waarom is het relevant voor evenement- organisatoren?
• Hoeveel btw wordt er gerekend per type event?
• Foutieve btw op je tickets, het zal je maar gebeuren
• Btw voor zakelijke deelnemers
• Btw voor deelnemers uit het buitenland: btw verleggen?
• Online evenementen?
• Facturen voor online evenementen
• Diner en hotel: hoe pas je verschillende btw toe op één factuur?
• Evenement in het buitenland
• Btw-tarieven in de Europese Unie
• De complexiteit van btw in het buitenland
• Stappenplan om aan de btw-verplichtingen te voldoen
• Van programmeur naar btw kenner
• De kleine lettertjes

Wat is btw en waarom is het relevant voor evenement- organisatoren?

BTW, oftewel Belasting Toegevoegde Waarde, is een verbruiksbelasting die de overheid heft op de verkoop van producten en diensten. Elke stap in het productieproces wordt belast, wat uiteindelijk bij de eindgebruiker terechtkomt (jij de organisator en jouw deelnemers). Voor evenement-organisatoren is het belangrijk om te weten hoe dit werkt, omdat btw een significante invloed kan hebben op de kaartverkoop, sponsorgelden en zelfs de huur van de locatie.

Klinkt helder, maar de werkelijkheid rondom btw is vaak net een tikkeltje complexer.

Als jouw evenement btw-vrijgesteld is, of als jouw deelnemers meer betalen dan enkel de toegangsprijs, dan zijn er specifieke btw-regels van toepassing die jouw aandacht vereisen. Hetzelfde geldt als jouw evenement zich over de grenzen heen afspeelt. Het rekenen van een incorrecte btw op je tickets kan leiden tot boetes van de belastingdienst of kan zelfs als fraude worden gezien. Reden genoeg om hier serieus mee om te gaan!

“Mijn ervaring met btw op tickets en toegangsbewijzen is een stuk gegroeid sinds ik met aanmelder.nl aan de slag ging met ons systeem om alle betalingen voor congressen en kennisevenementen te automatiseren. Nu loopt de facturatie en betaling van toegangsbewijzen automatisch tot aan het punt dat het ticketgeld en btw specificatie overzichtelijk bij de organisator terecht komt. Een paar grijze haren heeft het me wel gekost om dit mogelijk en makkelijk te maken, maar het was het zeker waard.” – Jelle, mede-oprichter van aanmelder.nl

Hoeveel btw wordt er gerekend per type event?

Evenementen zijn er in vele vormen en maten. Welke btw er op je toegangsbewijs komt, hangt dan ook af van het type. Het hangt af van de organiserende instantie of bedrijf, en van het doel van het congres of evenement. Uiteindelijk kan je in Nederland uitkomen op 21%, 9% of btw-vrijstelling.

• Onderwijs en Ontwikkeling

Als het doel van je evenement is om educatie en wetenschappelijke vooruitgang te bevorderen, dan is de toegangsprijs meestal vrijgesteld van btw. Evenementen zoals wetenschappelijke congressen en onderwijsgerichte seminars kunnen onder dit regime vallen, vooral als ze georganiseerd zijn door instellingen zoals universiteiten of overheden. Dit betekent dat deelnemers geen extra 21% hoeven te betalen bovenop hun inschrijfkosten, waardoor educatieve evenementen toegankelijker kunnen zijn.

Zeker weten? Kijk op de belastingdienst voor de informatie over de BTW vrijstellingen voor onderwijs.

• Cultuur en Recreatie

Podiumoptredens, sportwedstrijden, en musea evenementen vallen onder een speciaal tarief van 9%, dat bedoeld is voor culturele en recreatieve evenementen. In dit geval wordt een lager btw-tarief toegepast om de toegangsprijs betaalbaar te houden, terwijl toch een vorm van belasting over de inkomsten wordt geheven. Organisatoren van dit soort evenementen moeten rekening houden met deze lagere tarieven bij het bepalen van hun budgetten.

• Zakelijke evenementen

Als het evenement primair zakelijk van aard is, zoals een conferentie of een beurs georganiseerd door een bedrijf, dan is het standaard btw-tarief van 21% van toepassing. Hier gaat het niet om de aard van de inhoud van het evenement, maar om het zakelijke karakter van de bijeenkomst. Deze evenementen dienen dus de btw te heffen die geldt voor normale commerciële transacties.

Overigens zijn deze regels in de afgelopen jaren ook enkele keren veranderd. Er is op internet veel extra te vinden over btw voor verschillende typen evenementen. Voor de meeste organisatoren zal het btw-tarief op hun evenementen gelijk blijven en niet per evenement verschillen, omdat het vooral afhangt van de organisatie waarin je werkt.

Foutieve btw op je tickets, het zal je maar gebeuren

De Nederlandse belastingdienst is “not amused” als de btw-percentages op je toegangsprijs onjuist zijn. Je draagt dan de verkeerde hoeveelheid belasting af en dat is in strijd met de belastingwet. De verantwoordelijkheid ligt bij de verkoper (organisator) om juiste btw-administratie te voeren en correcte facturen te maken.

Daarnaast is het bijna onmogelijk om, als een evenement eenmaal loopt, nog wijzigingen te maken in de prijs en facturatie van de tickets. Goed om bij stil te staan als je de ticketprijzen vaststelt. Hieronder vertellen we je meer over waar je bij evenementen extra op moet letten voor de btw. Daarmee zet je een stap richting btw-expert te worden!

Btw voor zakelijke deelnemers

Organiseer je doorgaans zakelijke evenementen, met dus ook zakelijke deelnemers, die namens een bedrijf aanwezig zijn? Zij zullen de toegangsprijs voor het evenement als zakelijke kosten willen inboeken . Dit houdt in dat ze de factuur van de evenement-toegang, met daarop toepasselijke btw, in hun zakelijke administratie opnemen.

Vervolgens ontvangt hun organisatie de betaalde btw terug en drukt dat niet op hun kosten. Deze deelnemers vinden het wel belangrijk dat je goede btw-facturen uitgeeft voor je tickets. Dit geldt ook voor wijzigingen, annuleringen en terugstortingen naar deelnemers. In aanmelder.nl ontvangen deelnemers automatisch (credit)facturen met daarop de btw bij een aanmelding, afmelding of wijziging.

Btw voor deelnemers uit het buitenland: btw verleggen?

Tijdens je onderzoek naar btw heb je waarschijnlijk al van het “verleggen” van btw gehoord. Dit speelt een rol in Europa om de btw aangifte makkelijker te maken als je internationale zaken doet. In het Engels heet dit “reverse charge”. Een dienst die aan een ondernemer in een ander EU land wordt verricht, noemt men een intracommunautaire prestatie (ICP).

Het gaat hier dus over waar volgens de btw de prestatie wordt “geleverd”. In 2019 heeft het Europees hof uitspraak gedaan dat als er “toegang wordt verleend tot een congres of evenement”, de prestatie op de evenementenlocatie wordt geleverd. Er moet dus btw worden geheven van het land waar het fysieke evenement plaatsvindt.

Dit betekent voor jou als organisator dat je geen btw mag verleggen naar het land van de deelnemer. Voor een Nederlands evenement komt er Nederlandse btw op het ticket, ook als een deelnemer bijvoorbeeld een bedrijf uit België is. Voor de organisator gemakkelijk, maar voor een deelnemend bedrijf niet optimaal, omdat zij de (voor hen) buitenlandse btw niet zo makkelijk kunnen terugvragen. 

Het antwoord op de vraag: btw verleggen? Is dus meestal: nee. Tenzij het een online evenement betreft.

Meer leren: 

• https://www.pwc.nl/nl/actueel-en-publicaties/belastingnieuws/btw/organisator-educatief-congres-btw-verschuldigd-in-eu-land-waar-dit-plaatsvindt.html
• https://www.recht.nl/nieuws/belastingrecht/171790/congresorganisator-is-btw-verschuldigd-in-eu-land-waar-het-evenement-plaatsvindt/

En online evenementen?

Vanaf 1 januari 2025 ondergaan virtuele evenementen aanzienlijke wijzigingen in de btw-regels. Voorheen belastten we culturele diensten op de locatie waar ze plaatsvonden. Echter, met de opkomst van virtuele deelname aan evenementen bepaalt de woon- of vestigingsplaats van de deelnemer nu de belasting. Als je een virtueel evenement aanbiedt aan een ondernemer, wordt de virtuele culturele dienst belast in het land van de afnemende ondernemer. Hierbij wordt de btw dus wel verlegd, in tegenstelling tot fysieke evenementen hierboven.

Vaak kun je daarbij gebruikmaken van een verleggingsregeling. Bij een verleggingsregeling wordt de btw verlegd van de leverancier naar de afnemer. De leverancier brengt geen btw in rekening, maar verlegt de btw naar de ondernemer die goederen of diensten afneemt. Voor niet-ondernemers, zoals particulieren, geldt dat de dienst belast wordt in het land van hun vestiging of woonplaats. Als dit binnen de EU ligt, kun je de omzetbelasting aangeven via het éénloketsysteem in Nederland. Laten we samen even naar een voorbeeld kijken:

1. Virtueel conferentie ticket voor een bedrijf uit Duitsland: Stel dat een Duits bedrijf een virtueel conferentie ticket koopt voor een evenement dat wordt georganiseerd door een Nederlandse organisatie. De btw kan dan verlegd worden naar het land waarin het bedrijf gevestigd is, dat deelneemt aan het evenement. Als organisator zet je dan geen Nederlandse btw op de ticket factuur. Het  Duitse bedrijf zal de btw afdragen volgens de Duitse tarieven, omdat de dienst wordt verleend aan een ondernemer en de belasting wordt verlegd naar het land van de afnemer.

1. Virtuele kunsttentoonstelling voor een particulier uit Italië: Als een particulier uit Italië een kaartje koopt voor een virtuele kunsttentoonstelling die wordt gehost door een Belgische organisatie, zal de btw worden toegepast volgens de Italiaanse tarieven. Dit komt doordat de dienst wordt geleverd aan een niet-ondernemer, dus de vestigingsplaats of woonplaats van de particulier bepaalt de belasting.

Facturen voor online evenementen

In de voorbeelden zie je dat de btw op je tickets nu afhangt van de hoedanigheid van elke deelnemer. Dit geeft complexiteit en verschillende prijzen. Ook is er een aantal vereisten voor het opmaken van een factuur met btw verlegging, zoals het toevoegen van het buitenlandse btw-nummer van de deelnemer.

In het aanmelder.nl platform worden deze stappen daarom automatisch uitgevoerd, en worden facturen automatisch aangepast aan het land en hoedanigheid  van de deelnemer. Ook wordt het buitenlands btw nummer van de deelnemer gecontroleerd en toegevoegd op de pdf-facturen.  

Om ervoor te zorgen dat je voldoet aan deze nieuwe btw-regels voor virtuele evenementen, kan het daarnaast belangrijk zijn om je tijdig aan te melden voor het één-loket systeem bij de Belastingdienst. Dit zorgt ervoor dat je gemakkelijk aan de eisen kunt voldoen en dat je mogelijke belasting problemen kunt vermijden.

Wil je meer leren over btw en online evenementen, klik dan hier!

Diner en hotel: hoe pas je verschillende btw toe op één factuur?

Voor diner, hotel en toegang kunnen verschillende btw-tarieven gelden, omdat deze diensten in verschillende btw-categorieën vallen. Dit kan een zekere complexiteit geven als deelnemers optioneel een hotelkamer kunnen kiezen en later hun arrangement wijzigen. Denk bijvoorbeeld aan het annuleren van een hotelboeking en daarvoor dan een creditfactuur ontvangen. Daarom ondersteunt aanmelder.nl verschillende tarieven voor onderdelen van de toegangsbewijzen, facturen en creditfacturen. Zo gaat dit allemaal vanzelf.

Ontdek hoe aanmelder.nl jou kan helpen bij het beheren van verschillende btw-tarieven op één factuur! Leer meer over onze financiële administratie add-ons en hoe ze naadloos geïntegreerd worden om jouw evenement organisatie te ondersteunen. Klik hier voor meer informatie!

Evenement in het buitenland

Als je als Nederlandse organisator de stap maakt om je evenement in het buitenland te houden, is het essentieel om je goed in te lezen in de lokale fiscale regelgeving. In België kan de btw op tickets variëren tussen 21%, 12% of 6%, afhankelijk van de aard van het evenement, vergeleken met de Nederlandse 9% en 21%. En in Duitsland wordt voor culturele evenementen vaak het verlaagde tarief van 7% gehanteerd, terwijl andere evenementen onder de reguliere 19% btw vallen. Het is van cruciaal belang om voor jouw specifieke evenement het juiste tarief toe te passen.

Btw-tarieven in de Europese Unie

Elk land binnen de Europese Unie heeft verschillende categorieën als het gaat om btw-tarieven. Zo kan in België een seminar of conferentie wellicht de ene categorie volgen met een bepaald btw-percentage, terwijl een muziekconcert in dezelfde stad onder een ander percentage kan vallen. Een gedegen begrip van deze categorieën is vereist om non-compliance en onverwachte fiscale verplichtingen te vermijden.

De complexiteit van btw in het buitenland

Btw afdragen in het buitenland is complex omdat je rekening moet houden met internationale belastingregels en overeenkomsten. Naast de juiste btw-tarieven vinden, moeten organisatoren ook procedures volgen voor het afdragen van de verschuldigde belasting in het betreffende land. Dit kan administratieve last met zich meebrengen, zoals registreren voor een btw-nummer in dat land en periodiek aangifte doen.

Stappenplan om aan de btw-verplichtingen te voldoen:

1. Btw-identificatie: Zorg ervoor dat je een btw-nummer hebt in het land waar je evenement plaatsvindt. EU-lidstaten hebben verschillende vereisten voor de registratie van buitenlandse bedrijven.
2. Tarieven opzoeken: Verdiep je in de specifieke btw-tarieven die gelden voor het type evenement dat je organiseert. Bronnen zoals de belastingdienst van het desbetreffende land kunnen hierover helderheid bieden.
3. Correct factureren: Zorg ervoor dat de facturen voldoen aan de lokale vereisten. Dit houdt niet alleen rekening met het tarief zelf, maar ook bijvoorbeeld met de indeling van de factuur en de benodigde informatie die je hierop vermeldt.
4. Afdragen van btw: Zet een systeem op of werk met een lokale fiscale vertegenwoordiger om de btw tijdig en correct af te dragen aan de lokale autoriteiten.

Van programmeur naar btw kenner

“Toen ik begon te werken aan het automatisch ticketingsysteem van aanmelder.nl realiseerde ik me niet dat ik zoveel te maken zou krijgen met btw regels. Ik heb me bij aanmelder.nl tot doel gesteld om de complexiteit van btw uit handen te nemen van de organisatoren en zoveel mogelijk op de achtergrond te laten verlopen. Daarmee ontkwam ik er niet aan om head-first in de btw regelgeving te duiken. Gelukkig heb ik een goede accountant die me bijstaat en op de hoogte houdt van wijzigingen in de wetgeving.” –Jelle, mede-oprichter van aanmelder.nl

Het automatisch ticketingsysteem van aanmelder.nl, waarmee organisatoren hun financiën gemakkelijk kunnen beheren, noemen we de financiële administratie add-on. Hiermee integreert het systeem naadloos het beheren van tickets en financiën, waardoor evenementenorganisatoren hun processen efficiënter kunnen stroomlijnen. Ben je nieuwsgierig en wil je meer informatie over de financiële administratie add-on van aanmelder.nl? Klik dan hier om te ontdekken hoe ons systeem jouw evenement organisatie kan ondersteunen!

De kleine lettertjes

Hoewel we ervaring hebben met duizenden evenementen raden we aan om bij btw vraagstukken altijd een expert in de hand te nemen. Uiteindelijk zal een organisator de keuze maken welke btw correct is. Dit geldt overigens ook voor het invoeren van tickets in aanmelder.nl, daar kies je de btw-percentages op basis van je eigen organisatie en expertise.