9 tips voor een succesvoller evenement

Leuk, je gaat een evenement organiseren. Hier komt een hoop planning, organisatie, timemanagement en structuur bij kijken. Een van je grootste uitdagingen is het behouden van overzicht. aanmelder.nl geeft je 9 tips om je meer richting te geven in de organisatie. Zo kun je gerust van start.

 1. Bereid je event goed voor.

Elk evenement heeft een doel. Dit doel leg je van tevoren vast. Dit geeft richting en focus in je werkzaamheden. Bepaal van vooraf:

•     Hoeveel deelnemers je verwacht.
•     Hoe lang een evenement duurt.
•     Wat kost een deelname?
•     Welke locatie ga je gebruiken?
•     Wie gaan er spreken / exposeren?
•     Wat is de verwachte uitkomst van het evenement?

Wanneer je bovenstaande vragen hebt beantwoord, kun je een draaiboek maken. In een draaiboek staan alle taken die gedaan moeten worden en het tijdspad wat hierbij hoort.

2. Kies voor slimme event software

De tijd van Excel-lijsten en invulformulieren op print zijn echt voorbij. Slimme software maakt jouw werk makkelijker, sneller en minder foutgevoelig. Kies voor software waar je grotendeels zelf aan de knoppen zit, maar waar wel een support service beschikbaar is voor als je vragen hebt. Er zijn verschillende aanbieders op de markt. Welke het beste bij jou past hangt af van je event en wensen. aanmelder.nl biedt een all-in-one pakket waarmee je zonder IT kennis een website, registratieformulier, uitnodiging en een ticketmodule kan samenstellen. Daarnaast wordt de administratie volledig beheerd binnen de software. Ga voor meer informatie naar onze feature pagina.

3. Maak een vindbare website

Het lijkt vanzelfsprekend: je maakt een website en Google toont deze in de zoekresultaten. Helaas gaat het in de praktijk nog vaak mis. Een website moet aangemerkt zijn als ‘indexeerbaar’ om de website mee te nemen in de resultaten van de zoekmachine. Maar ook als de website indexeerbaar is, betekent dat niet dat je deelnemers de website goed kunnen vinden. Kies voor een CMS dat zoekmachinevriendelijk is om ervoor te zorgen dat je website goed vindbaar is.

4. Zorg voor een gebruiksvriendelijke registratie

Bevat je registratieformulier veel onnodige vragen? Of staat het formulier niet goed vermeld op de website? Dan is er een kans dat potentiële deelnemers afhaken terwijl ze zich wel willen registreren. Dit gaat ten koste van het succes van je evenement. Gebruik de volgende tips om dit te voorkomen:

1. Vraag alleen naar informatie die je echt nodig hebt voor een registratie. Wil je toch meer weten over je deelnemers? Vraag dan naar extra informatie nadat iemand zich heeft aangemeld. Met name informatie die iemand niet direct voorhanden heeft kan een drempel zijn. Kies voor basisvragen zoals naam, adres, e-mail, bedrijf en functie.
2. Begeleid de deelnemer met Call To Action buttons naar het formulier en de stappen die erna volgen. Een CTA heeft een opvallende kleur met een pakkende tekst zodat de aandacht van de bezoeker naar de gewenste actie gaat.
3. Plaats het formulier op een prominente plek op de website. Aan de rechterkant bijvoorbeeld of boven de inleiding van de pagina. Wil je het formulier op een aparte pagina plaatsen? Zorg er dan voor dat het formulier terugkomt in het top-menu van je event website.
4. Maak duidelijk wat er gebeurd als iemand het formulier invult. Heeft de persoon zich direct aangemeld of komen er meerdere stappen bij het aanmeldproces kijken.

5. Bied verschillende betaalopties aan.

Ga je tickets verkopen? Ja? Hoe gaan deelnemers betalen? Voor je hier een keus maakt, denk even terug aan het doel en de doelgroep. Organiseer je een evenement in de B2B, dan is het versturen van facturen vaak gewenst. Focus je op een B2C doelgroep? Dan kun je niet zonder iDeal. Voor evenementen in het buitenland is een creditcard een must.

Aan een betaalomgeving worden veel veiligheidseisen gesteld. Bespaar tijd en geld en ga niet zelf aan de slag. Kies voor software die deze functionaliteit biedt en waar je kunt kiezen voor meerdere betaalopties.

6. Geef een sterke eerste indruk

Het is de dag waar je naartoe hebt gewerkt. De ontvangst op deze dag is de eerste indruk van de deelnemers. Je wilt uiteraard dat dit soepel verloopt. Maar hoe doe je dat? Deelnemers komen op hetzelfde tijdstip binnen en ze moeten allemaal ontvangen worden. Maak gebruik van technologie waar je tickets van deelnemers snel kunt scannen met een tablet of smartphone voor een soepele doorloop. Wil je badges meegeven aan je deelnemers? Kijk dan eens naar onze dienst Scan & Badge voor een soepele check-in en gepersonaliseerde badges.

7. Plan altijd opvolging in

Je evenement is voorbij, je werk zit er op. Toch? Nee, niet helemaal. Je hebt in de aanloop en tijdens het evenement impact gemaakt bij de deelnemer. Nu je nog vers in het geheugen zit bij de deelnemer, is het tijd voor opvolging. Hoe je dit aanpakt is afhankelijk van je doel. Je hebt waarschijnlijk veel data verzameld over de deelnemers, deze kun je gebruiken voor opvolging. De deelnemers die bijvoorbeeld bij de masterclass zijn geweest, vinden extra informatie misschien wel interessant. Koppel de data met marketing automation en neem je deelnemer gedurende een periode mee in de klantreis

8. Laat een deelnemer zijn mening geven

Deelnemers zijn graag betrokken bij het evenement en zullen hun mening met je willen delen. Maak hier gebruik van en stuur na afloop een aantal korte vragen. Deze feedback kun je natuurlijk gebruiken voor een eventueel volgend evenement, maar het geeft je ook een kans om een deelnemer direct op te volgen.

Wil je geen enquête versturen na afloop? Ook tijdens het evenement kun je op verschillende momenten om feedback vragen.

9. En nog een keer

Organiseer je volgend jaar hetzelfde type evenement, of misschien zelfs meerdere keren per jaar?  Dan is het verstandig om na afloop een evaluatiemoment in te plannen. Je kijkt terug op de organisatie en het evenement. Vragen die je hierbij kunnen helpen zijn:

•     Is het doel behaald?
•     Waren er genoeg deelnemers?
•     Zijn er genoeg tickets verkocht?
•     Wat is de uitslag van het tevredenheidsonderzoek?
•     Welke sessies of stands waren een succes?
•     Zijn er dingen mis gaan?

Veel plezier met de organisatie!

Tip: wil je na het lezen van dit artikel event software graag uitproberen? Probeer dan onze oplossing met de gratis trial.