Event Check-in 2023 (lease)
Event Check-in 2023 (lease)

Je least onze tablets en badgeprinters. 
Om je zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, vragen we je om onderstaande lijst in te vullen.

Wie is de contactpersoon tijdens het evenement voor aanmelder.nl?

Wat zijn de evenementgegevens?

Wat is de evenementlocatie?

Hoeveel deelnemers verwacht je?

Tablets & printers

Per tablet & printer kunnen er ongeveer 100 personen per half uur worden ingecheckt. Let op: dit geldt alleen voor een enkelzijdige badge. We raden aan om 1 extra tablet in te zetten voor deelnemers die extra tijd vergen.

Het is mogelijk om gebruik te maken van een engineer op locatie. De engineer is 1 uur voor de starttijd van het inchecken aanwezig, dit geeft de engineer ruim voldoende tijd om op te bouwen, de hosts te briefen en vragen te beantwoorden. Op deze manier is alles gereed voordat de eerste deelnemer arriveert.
De engineer is vervolgens maximaal 3 uur aanwezig voor ondersteuning, in totaal dus 4 uur lang.
Heb je meer tijd nodig, dan kun je extra uren afnemen.

Je bent als organisator zelf verantwoordelijk voor het terugsturen van de extra gehuurde spullen. 

Bijkomende kosten voor koerier of PostNL pakket zijn voor eigen rekening.

 

Indien je een engineer in zet, overleg dan met ons of aan het einde van de shift alle extra spullen ingepakt en meegenomen mogen worden. Of dat je deze langer wilt houden en dus zelf retour stuurt.

Je kunt kiezen uit verschillende badgetypes. Van links naar rechts: kleine badge, grote badge, butterfly badge.

(standaard exclusief de getoonde clips, badgehouders of lanyards)

 

Badgehouder met clip:
 

De badgehouder is gemaakt van stevig materiaal en is eenvoudig te bevestigen aan een clip (zoals op de foto) of lanyard/keycord.

Omschrijf hieronder zo gedetailleerd mogelijk je wensen voor het ontwerp van de badge: denk aan kleurgebruik, plek en formaat van het logo etc.
Als je een specifiek lettertype wilt gebruiken kun je deze ook meesturen in dit formulier als upload (zie onder). Ook als je al een eigen ontwerp hebt van de badge, dan kunnen wij dit als voorbeeld gebruiken.

Standaard plaatsen we 2 regels op de badge

(Voornaam, Achternaam + Bedrijfsnaam)
Je ontvangt maximaal 3 werkdagen voor het evenement een digitale badge ter goedkeuring. Let op dat we maximaal 3 badgeversies maken. Daarna worden er extra kosten in rekening gebracht. 

 

Bekijk hier de specificaties voor het badge ontwerp.

Heb je deelsessies (zoals workshops, locaties, ...) en wil je weten wie er bij die sessies aanwezig is geweest? Dan drukken wij de QR-code op de badge af zodat deze bij de deelsessie gescand kan worden. 

We kunnen (extra) gegevens inlezen in het systeem. Denk aan nieuwe deelnemers of extra informatie zoals een tafelindeling etc.

Je wilt nieuwe deelnemers toevoegen.

We hebben dan een Excel document nodig met minimaal de volgende kolommen:

- voornaam

- achternaam

- e-mail adres

Let erop dat als je deelnemers met dhr/mevr wilt aanspreken in de mail, dat dit ook in een aparte kolom verwerkt dient te worden.

Print je een badge met extra informatie, verwerk dit dan ook in het document.

 

Is het inleesbestand compleet? Upload deze dan via de uploadtool Bestanden via de mail kunnen wij niet meer in behandeling nemen.

Je wilt extra informatie toevoegen aan bestaande registraties.

Maak een export in aanmelder.nl van je registraties en vul dit Excel bestand aan met de extra informatie in aparte kolommen. 

Let erop dat je niets wijzigt aan de bestaande kolommen/gegevens van de deelnemers. We koppelen namelijk jouw extra informatie aan de hand van de unieke registratiecode van de deelnemer die in de export staat.

 

Is het inleesbestand compleet? Upload deze dan via de uploadtool Bestanden via de mail kunnen wij niet meer in behandeling nemen.

Prospector app

Met de prospector app scannen standhouders de badge van deelnemers voor hun contactgegevens. Voor standhouders is het van groot belang dat zij de contacten op je evenement kunnen opvolgen. Hier halen zij de meerwaarde uit. Standhouders kunnen door prospector de leads gemakkelijk opvolgen na afloop van het evenement. Van prospects naar klanten!

Bijzonderheden op de aanmeldlocatie

aanmelder.nl levert geen hosts.

Algemene voorwaarden

Vanaf het moment dat de gehuurde apparatuur bij je aankomt tot het moment dat het weer bij aanmelder.nl is, heb je de apparatuur in je beheer, behalve op de momenten dat onze engineer bij de apparatuur aanwezig is. Als de apparatuur in je beheer is, ben je ook aansprakelijk voor diefstal of schade aan de apparatuur. Houd dus rekening met adequate beveiliging en zorgvuldig gebruik.

Als je daar prijs op stelt, kun je een inspectierapport opstellen op het moment van overdracht van de apparatuur tussen jou en onze engineer indien dit bij je evenement van toepassing is.

Meer informatie over de huurvoorwaarden kun je vinden in de algemene voorwaarden.