Studiegids

We kijken ernaar uit je binnenkort te mogen verwelkomen als deelnemer aan de NVZ masterclass Patiëntenlogistiek en Capaciteitsmanagement. In de afgelopen jaren heeft deze masterclass zich ontwikkeld tot een toonaangevend programma in Nederland. Ter voorbereiding doen we je deze studiegids toekomen met praktische informatie over het programma.

Achtergrond opleiding
Het zorglandschap is voortdurend in beweging, waarbij de druk op kwaliteit, veiligheid en doelmatigheid alleen maar toeneemt. Om ziekenhuizen in staat te stellen het hoofd te bieden aan deze uitdagingen heeft de NVZ in 2005 het initiatief genomen om de masterclass Patiëntenlogistiek en Capaciteitsmanagement te ontwikkelen. Het doel is om ziekenhuizen nieuwe gezichtspunten en expertise aan te reiken die structureel bijdragen aan optimalisatie van de patiëntenzorg en de bedrijfsvoering.

In de masterclass krijgt je antwoord op praktische vragen als:
•    Welke mogelijkheden zijn er om de zorgprocessen slimmer te organiseren en de capaciteit van de benodigde middelen optimaal in te zetten?
•    Hoe kunnen we de processtappen beter op elkaar afstemmen en de doorstroming verbeteren?
•    Hoe de patiëntprocessen en capaciteiten integraal te sturen?
•    Welke mogelijkheden zijn er om de planning verder te optimaliseren?
•    Hoe houden we grip op de toegangs- en wachttijden?

Deze masterclass biedt een interessante combinatie van theorie en praktijk en reikt je modellen, tools en pragmatische oplossingen aan. Je wordt gestimuleerd buiten bestaande kaders te denken en traditionele opvattingen los te laten. Problemen los je immers niet op met dezelfde manier van denken als waarmee ze zijn ontstaan. Binnen de masterclass wordt gewerkt met een praktijkopdracht, zodat je de theorie direct in de dagelijkse praktijk van je eigen ziekenhuis kunt toepassen.

Leerdoelen
Na het volgen van de masterclass weet je hoe je een procesanalyse maakt en ben je voldoende in staat te bepalen welke maatregelen nodig zijn om tot een gewenste oplossing te komen. Je beheerst de belangrijkste concepten, principes, methoden en technieken, zowel kwalitatief als kwantitatief. Tevens ben je in staat deze toe te passen binnen de context van het ziekenhuis.
 
Programma

Het programma bestaat uit 3 blokken van 2 dagen plenair onderwijs in combinatie met een praktijkopdracht die je uitvoert in je eigen ziekenhuis.

Blok 1 - Dag 1

9.30 – 10.00        Opening, introductie en kennismaking    

10.00 – 12.30    Introductie zorglogistiek en capaciteitsmanagement 
Docent: Marcel de Jong    
In deze inleidende module staan we kort stil bij de actuele ontwikkelingen in de zorg en de veranderende eisen die dit stelt aan de patiëntenlogistiek en het capaciteitsmanagement in ziekenhuizen. Er wordt een eenduidig begrippenkader aangereikt en de belangrijkste principes en wetmatigheden worden geïntroduceerd. Tegelijkertijd word je ‘uitgedaagd’ jouw zorglogistieke visie te geven op de actuele ontwikkelingen in de zorg.

13.30 – 16.30    Capaciteit en variabiliteit 
Docent: Marcel de Jong    
In deze module laten we je kennis maken met het begrip variabiliteit en staan we stil bij de vraag: “hoe bepaal je hoeveel capaciteit een ziekenhuis nodig heeft”. Dit is geen eenvoudige vraag en begrip van de rol die variabiliteit hierbij speelt is van essentieel belang. Het reduceren van variabiliteit is misschien wel de grootste uitdaging voor ziekenhuizen om antwoorden te vinden op de uitdagingen waar we in de zorg voor staan. 

17.00 – 20.00    Variabiliteit in processen Docent: Taco van der Vaart    Kern van dit dagdeel is een zorglogistiek spel waarin je het effect van variabiliteit in een zorglogistiek proces zelf zult ervaren. Met de inzichten uit dit spel in het achterhoofd, presenteren we recente resultaten van variabiliteitsonderzoek in de praktijk.

Blok 1 - Dag 2

9.30 – 12.30    Logistieke principes en ratio achter logistieke beslissingen
Docent: Taco van der Vaart    
Tijdens dit dagdeel kijken we kritisch naar logistieke beslissingen binnen een ziekenhuis. Wat is de ratio achter deze beslissingen en hoe kunnen we logistieke principes gebruiken om betere beslissingen te nemen?

13.30 – 16.30 Uitvoeren van een zorglogistieke analyse 
Docent: Marcel de Jong    
In dit dagdeel staat de kwantitatieve kant van de patiëntenlogistiek centraal. Aan de hand van een praktijkcasus leer je stap voor stap een logistieke analyse uitvoeren. Dit blok vormt de opmaat voor het maken van de praktijkopdracht.

Blok 2 - Dag 1

9.30 – 12.30    Wiskunde en zorg Gastspreker: Dennis Roubos    Gastcollege met als thema “wiskunde en zorg”. Je leert wat de toegevoegde waarde is van wiskundige benaderingen bij het analyseren en oplossen van zorg logistieke vraagstukken.

13.30 – 16.30    Capaciteits- en resourcemanagement 
Docent: Marcel de Jong    
Dit dagdeel start met een processpel om inzicht te bieden in processen, patiëntenstromen, bottlenecks en prestaties. Dit spel vormt de opmaat voor het raamwerk Capaciteits- en resourcemanagement. U maakt vanuit dit raamwerk kennis met dit boeiende vakgebied en de wijze waarop capaciteitsmanagement in te richten binnen uw eigen ziekenhuis.

17.00 – 20.00    Werkcollege: opstellen van een strategisch capaciteitsplan
Docent: Marcel de Jong    
In dit dagdeel gaat u concreet aan de slag. Aan de hand van een praktijkcasus en het stappenplan voor strategische capaciteitsplanning leert u hoe een integraal strategisch capaciteitsplan op te stellen.
 
Blok 2 - Dag 2

9.30 – 12.30    Waarom en waarop wachten patiënten in de zorg? 
Docent: Taco van der Vaart    
In het eerste blok hebben we geleerd dat variabiliteit een belangrijke oorzaak kan zijn van wachttijden. In dit dagdeel gaan wij wat dieper in op wachttijden en doorlooptijden in de zorg. Focus is op de rol van planning. Hoe worden patiënten en capaciteit gepland? Welke doelstellingen worden gehanteerd en hoe wordt hierop gestuurd? Welke rol speelt fragmentatie en welke mogelijkheden zijn er voor integratie?

13.30 – 16.30    Het ei van Columbus? Het ontwikkelen van logistieke concepten voor patiëntengroepen
Docent: Taco van der Vaart    
In dit dagdeel vragen we ons af hoe patiëntengroep management kan bijdrage aan effectievere zorglogistiek en i.h.b. aan korte wachttijden en doorlooptijden. 
Ziekenhuizen sturen met name op prestaties afdelingen en zetten casemanagers om daar waar nodig individuele patiënten het proces door te helpen. Sturen op patiëntengroepen vereist een andere visie en structuur, maar stelt ook eisen aan de planning van capaciteit. 
 
Blok 3 - Dag 1

9.30 – 12.30    Keuze module    
Module die in samenspraak met de cursisten inhoud wordt gegeven

13.30 – 16.30    Organiseren van spoed 
Docent: Taco van der Vaart    
Tijdens dit dagdeel wordt stilgestaan bij verschillende aspecten van het organiseren van spoed in de zorg. Er wordt onder andere stilgestaan bij een haalbaarheidsstudie van een AOA. Daarnaast krijgt je methoden aangereikt voor analyse (o.a. input/output-analyse) en we gaan nader in op toepassingen op de SEH.

17.00 – 20.00    Werkcollege: opstellen van een tactisch capaciteitsplan
Docent: Marcel de Jong    
Werkcollege: opstellen van een tactisch capaciteitsplan

Blok 3 - Dag 2

9.30 – 12.30    Gastcollege    
Gastdocenten die elke dag met hun ‘voeten in de klei’ staan delen hun ervaringen uit de praktijk. Daarnaast wordt in dit blok expliciete aandacht besteed aan Hospital control centers en operationeel sturen

13.30 – 16.30    Presentaties praktijkopdrachten    
Deelnemers presenteren de resultaten van de praktijkopdrachten en voeren kort inhoudelijk debat over de uitkomsten.

16.30 – 17.00    Afsluiting    

Uitreiken certificaten en evaluatie

Afhankelijk van specifieke leervragen vanuit de groep kan door de docenten, uitsluitend in samenspraak met de deelnemers, inhoudelijk worden afgeweken van het programma, als dit het leerresultaat ten goede komt.
 
Praktijkopdracht

In de masterclass maak je kennis met de wereld van patiëntenlogistiek en capaciteitsmanagement en de belangrijkste onderliggende concepten, methoden en technieken. De vele voorbeelden uit de praktijk bieden je nieuwe ideeën en concrete handvatten. De praktijkopdracht heeft tot doel om de kennis toe te passen binnen de specifieke context van je ziekenhuis. We zijn ervan overtuigd dat je uiteindelijk het meeste leert door ermee aan de slag te gaan.

De opdracht
Je gaat een analyse maken van een polikliniek in relatie tot een vervolgstap in het patiënten proces. Je gaat onderzoeken in welke mate variabiliteit aanwezig is, wat de oorzaak hiervan is en welke effecten het heeft op het prestatieniveau (toegangs-/wachttijden, doorstroom, benutting, doelmatigheid, productie et cetera). Op grond van de analyse formuleer je conclusies en misschien ben je zelfs in staat om dit te vertalen naar concrete en onderbouwde adviezen. Maar de focus ligt op analyse, want alleen een goede analyse stelt je in staat om tot de juiste conclusies en oplossingen te komen.

Voorbereiding
Voor de opdracht heb je realisatiedata nodig van alle afspraken die hebben plaatsgevonden op de poli en van de vervolgstap in het proces. Ook heb je het rooster nodig van de artsen, zodat je kunt zien wanneer zijn poli gedraaid hebben. Op bladzijde 11 tref je een voorbeeldspecificatie aan van de data. Houd er rekening mee dat het verkrijgen van data tijdrovend kan zijn, dus ons advies is om hier tijdig mee aan de slag te gaan. Het staat je vrij een keuze te maken voor een polikliniek en het vervolgproces.

Verder willen we benadrukken dat een goede basiskennis van Excel een vereiste is. Wat dien je minimaal te beheersen:
1.    De basisfuncties m.b.t. optellen, aftrekken, delen en vermenigvuldigen;
2.    Hoe een formule te maken in Excel (o.a. als-dan-formules en aantal-als-formules);
3.    Hoe een grafiek te maken in Excel;
4.    Hoe een draaitabel te maken in Excel.

Tijdens de modules analyse van data heb je deze basiskennis nodig. We adviseren we je hier alvast mee te oefenen, als je deze kennis onvoldoende hebt. Op YouTube vindt je uitstekende basistrainingen Excel, waarin deze onderwerpen behandeld worden.   
 
Aan de slag

Blok 1
Tijdens de eerste bijeenkomst van de masterclass wordt gevraagd naar je keuze voor een poli. Ook maakt je tijdens dit blok kennis met het begrip variabiliteit en leer je hoe je de data kunt valideren, zodat je weet of je dataset voldoende betrouwbaar is om een analyse mee uit te voeren.

Praktijkopdracht 1
A.    Je definieert de vraagstelling en maakt een onderzoeksopzet. Aan de hand hiervan ga je met behulp van Excel en eenvoudige beschrijvende statistiek een analyse van de variabiliteit op de poli maken. 

N.B. In de analyses is het belangrijk om goed na te denken of je je variabiliteit vooral op dag-, week- of maandniveau moet beoordelen. Dit hangt vooral af van de vraagstelling en het proces. Indien vervolgstappen veelal dezelfde dag plaatsvinden, is vooral het dag niveau relevant. Indien vervolgstappen veelal één of meerdere weken later plaatsvinden, is het weekniveau vooral relevant.

B.    Op basis van de roosters van de artsen maak je ook een analyse van de aan- en afwezigheid van de artsen. Hoeveel artsen waren er per dag en per week beschikbaar? Hoeveel spreekuren zijn er gedraaid? Hoe groot is de variabiliteit in de capaciteit en het aantal spreekuren?
C.    Is er een verband tussen de variabiliteit in beschikbare capaciteit aan artsen, de variabiliteit in het aantal spreekuren dat is gedraaid en het aantal patiënten dat is gezien op de poli?

Blok 2
Bij het maken van de analyse van de poli is het uitgangspunt dat je niet alleen kijkt naar de poli, maar ook naar de effecten op vervolgstappen in het proces. Bijvoorbeeld de relatie tussen de poli longgeneeskunde en de longfunctieafdeling, of de poli MDL en de endoscopie. Patiëntenlogistiek is immers proces denken en dat betekent dat we ook kijken naar het effect van de ene processtap op de andere.
Tijdens dit blok wordt er een inhoudelijke verdieping aangebracht, zodat je in staat bent de tweede praktijkopdracht uit te voeren.

Praktijkopdracht 2
Je probeert zichtbaar te maken wat de gevolgen van de variabiliteit op de poli zijn. Met andere woorden je maakt een analyse van de effecten van de variabiliteit op de poli op andere processtappen binnen het patiënten proces. Concreet kies je één vervolgstap (bv functieafdeling, MRI of OK) en probeer je vast te stellen of de variatie in aanvragen voor deze stappen te verklaren zijn uit de variatie op de poli.

Tot slot formuleer je de resultaten en conclusies van je analyse.
 
Blok 3
Ter afsluiting van blok 3 presenteer je de resultaten van je praktijkopdracht. Je maakt een samenvattende presentatie in PowerPoint en bereidt een presentatie voor van 10 tot max. 15 minuten. Je docenten zullen kritische vragen stellen om te beoordelen of je de materie voldoende beheerst.

Begeleiding
De docenten zijn beschikbaar om je bij de uitvoering van de opdracht te ondersteunen. Tijdens de bijeenkomsten en tussentijds kun je de docenten raadplegen voor advies.

Studiebelasting
Van belang is dat je voor aanvang van de masterclass kunt beschikken over de benodigde data en gegevens. Je dient er rekening mee te houden dat de tijd benodigd voor het uitvoeren van de praktijkopdracht 24-32 uur bedraagt. Dit is mede afhankelijk van je ervaring met Excel en statistiek. 

Tot slot
Indien je niet in de gelegenheid bent om deze opdracht binnen je ziekenhuis uit te voeren, neem dan contact op met je docent. In samenspraak wordt dan gezocht naar een passende oplossing, die je in staat stelt de methoden, concepten en technieken die je tijdens de masterclass aangereikt krijgt, in een praktijkcontext te oefenen.
 
Specificatie benodigde data
Er zijn geen data vereist die herleidbaar zijn naar een individuele patiënt. Indien je naast genoemde data additionele data uitvraagt, willen we je graag wijzen op de wetgeving met betrekking tot de AVG.

Realisatiedata poli (dataset over minimaal een periode van 1 jaar, in Excel):
•    Registratienummer
•    Registratiedatum (=datum waarop afspraak is gemaakt)
•    Afspraakdatum
•    Afspraaktijd
•    Consulttype
•    Consultduur
•    Specialisme
•    Uitvoerder
•    Afspraakcode
•    Agendacode(omschrijving)

Spreekuurschema (bij voorkeur in Excel)
•    Basisspreekuurschema met daarin weergegeven het aantal geplande spreekuren per dagdeel en per weekdag voor dezelfde periode als de periode van de dataset ‘realisatiedata poli’;

•    Het gerealiseerde spreekuurschema met daarin een weergave van het werkelijke aantal spreekuren dat is uitgevoerd voor dezelfde periode als de periode van de dataset ‘realisatiedata poli’.

Artsenrooster (bij voorkeur in Excel)
•    Het basisartsenrooster met daarin weergegeven de geplande activiteiten/de geplande spreekuren per dagdeel en per weekdag voor dezelfde periode als de periode van de dataset ‘realisatiedata poli’;

•    Het gerealiseerde rooster met daarin een weergave van de werkelijke aanwezigheid van de artsen voor dezelfde periode als de periode van de dataset ‘realisatiedata poli’. 
Bijlage voorbeeld realisatiedata poli

 
 
 
Studiemateriaal
Binnen de masterclass wordt gewerkt met Nederlands- en Engelstalig studiemateriaal. De colleges zijn Nederlandstalig. Dit geldt ook voor de hand-outs.

Bij aanvang van de masterclass ontvangt je een studiemap, waarin alle artikelen van de literatuurlijst zijn opgenomen. Verder kun je er hand-outs e.d. in opslaan die tijdens de masterclass uitgereikt worden.

Relevante literatuur voor blok 1
Sleutelen aan zorgprocessen, een visie op zorglogistiek bedrijfsvoering, Visser, J., Vries, de G., Oratiereeks Erasmus MC. 2005.

De grootte van zorgeenheden: een logistieke benadering, De Bruijn, A.M., Nijman, B.C., Caljouw, M.F., Visser, M.C., Koole, G.M., VU medisch centrum, 2007.

Optimizing patient flow by managing its variability, Litvak, E., 2005.

Relevante literatuur voor blok 2
Integrative practices in hospitals and their impact on patient flow, Drupsteen, J., Van der Vaart, T., Van Donk, D.P., 2013. International Journal of Operations & Production Management, Vol. 33, No. 7, pp. 912-933.

Supply Chain Science, Hopp, W.J., 2003, pp. 7-87.

Relevante literatuur voor blok 3
Hurry up, it´s quiet in the emergency department, Ter Avest, E., Onnes, B.T., Van der Vaart, T. & Land, M., 2018. The Netherlands Journal of Medicine. Vol. 76, No. 1, p. 32-35

A framework for hospital planning and control, In: Van Houdenhoven, M., Health care logistics, the art of balance, PhD thesis, Erasmus Universiteit, 2007, pp. 16-32, Van Houdenhoven, M., Wullink, G., Hans, E.W., Kazemier, G

Acute medical unit design: The impact of rearranged patient flows, Bokhorst, J. A. C. & Van der Vaart, T., 2018. Socio-economic Planning Sciences. Vol. 62, p. 75-83.

Achieving Hospital-wide Patient Flow. IHI White Paper, Rutherford PA, Provost LP, Kotagal UR, Luther K, Anderson A., Cambridge, Massachusetts: Institute for Healthcare Improvement; 2017
 
Overige informatie

Certificaat
Je ontvangt na afloop een certificaat. Dit certificaat wordt alleen uitgereikt indien alle blokken zijn gevolgd en de praktijkopdracht is uitgevoerd.

Kerndocenten
Taco van der Vaart is hoogleraar Supply Chain Management aan de faculteit Economie en Bedrijfskunde van de Rijksuniversiteit Groningen (RuG). Zijn expertise is logistiek en supply chain management. Sinds 2005 is het voornaamste toepassingsgebied binnen zijn onderzoek de logistiek binnen ziekenhuizen. Hij begeleidt afstudeerders en promovendi die onderzoek doen op het gebied van patiëntenlogistiek in ziekenhuizen en is zelf betrokken bij projecten in de praktijk.

Marcel de Jong is ondernemer en gericht op zorginnovatie op het vlak van capaciteitsmanagement en planning in ziekenhuizen. Hij is onder andere de oprichter van HOTflo, 2TWNTY4 en Hello Planner. Hij heeft meer dan 20 jaar ervaring in ziekenhuizen. Gedurende deze periode heeft hij vele ziekenhuizen begeleid bij het optimaliseren van de patiëntenlogistiek en het inrichten van het capaciteitsmanagement. In nauwe samenwerking met ziekenhuizen en universiteiten doet hij doorlopend onderzoek gericht op de ontwikkeling van innovatieve concepten.

Laptop en Excel
Tijdens de masterclass vragen we je je laptop mee te nemen. Deze dient voorzien te zijn van een WIFI-internetconnectie en Excel (minimaal Excel 2007). Basiservaring met Excel (o.a. werken met formules, grafieken maken en draaitabellen maken) is vereist.

Evaluatie
Wij stellen je mening zeer op prijs. Hierdoor kunnen we de masterclass steeds verder ontwikkelen. Aan het eind van blok 3 vindt een korte mondelinge evaluatie plaats van het gehele programma met de docenten. Verder vragen we je na afloop van de masterclass het evaluatieformulier in te vullen.